【ノーコードで実現】kintoneのデータをDocuSignに自動的に連携する方法

2. kintoneでステータスが更新されたらDocuSignで契約書を送付する

kintoneのステータス更新に合わせて、契約書を自動送付するフローです。手動での契約書作成・送付作業の手間が省け、契約業務の円滑化に期待できます。

kintoneとDocuSignの連携フローを作ってみよう

‍‍それでは、さっそくkintoneとDocuSignを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでkintoneとDocuSignの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのリンクからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「kintoneにレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する」フローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• kintoneとDocuSignをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定とDocuSignのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認

ステップ1：kintoneとDocuSignをマイアプリ連携

はじめに、kintoneとDocuSignをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1. Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にkintoneと入力し、検索結果から選択します。

2. 表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
※kintoneの詳しいアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

3. 続いてDocuSignのマイアプリ登録です。
先ほどと同様に、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にDocuSignと入力し、検索結果から選択しましょう。
次の画面で、連携したいアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、パスワードを入力して「ログイン」をクリックしてください。

先ほど入力したメールアドレスに、認証コードが届きます。
メールに記載されている認証コードを確認し、コードを入力して「確認する」をクリックしてください。

マイアプリにkintoneとDocuSignが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからは、実際にフローを作っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされます！

ワークスペースにコピーしたテンプレートが表示されます。以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう！

ステップ3：kintoneのトリガー設定

まずは、フローボットを自動的に起動させるためのトリガー設定です。

1. コピーしたテンプレートの、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。

2. 表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3. 設定手順に従って、Webhookの設定をしてください。
※kintoneでの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。

4. 設定完了後、kintoneの画面に移り、テスト用に実際にレコードを追加してください。今回は以下のようなレコードを追加してみました！

追加後、Yoomの画面に戻ります。
「テスト」を実行し、成功したらアウトプットが正しく取得されていることを確認してください。確認後、「保存」しましょう。
※先ほど、追加したレコードの番号と同じ番号の「レコードID」が取得されていることを確認してください。
※アウトプットについて
表示されている「アウトプット」は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、後続のフローの設定時に活用できます。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：データベースの設定

続いて、追加したレコードの情報を取得する設定を行います。

1. 「データベースを操作する | レコードを取得する」をクリックしてください。

表示された画面で必須項目を入力します。アクションは「レコードを取得する」が選択されていることを確認しましょう。

次に、連携するデータベースの設定です。
「アプリID」欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って入力してください。

2. 詳細設定を行います。

「取得したいレコードの条件」を、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定します。
以下の画像のように設定し、「テスト」を実行します。レコード情報を全て取得できていることを確認し、「保存」しましょう。

ステップ5：DocuSignの設定

続いて、DocuSignで契約書を送付する設定を行います。

1. 「アプリと連携する | テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしてください。

表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

2. API接続設定を行います。
※事前にDocuSign上で作成したテンプレートを使用して、エンベロープを作成・送信するため、予めテンプレートを作成しておいてください。

「アカウントID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「テンプレートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。

「受信者」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定しましょう。

設定完了後、「テスト」を実行し、DocuSignで正しくエンベロープが作成・送信されていることを確認してください。確認後、「保存」しましょう。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認

以上で全ての設定が完了しました！
設定が完了すると、以下の画面が表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックするとフローボットが自動的に起動するので、動作確認をしましょう。

設定お疲れ様でした！

DocuSignのデータをkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからDocuSignへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDocuSignからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

1. DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する

DocuSignで契約が完了したら、kintoneにレコードを自動追加するフローです。
契約が完了した際のデータ管理の簡素化に期待できます。手作業の手間をグッと軽減し、空いた時間を他のコア業務に充てることができるため、業務全体の効率化にも寄与するでしょう。

2. DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する

DocuSignで契約が完了したら、kintoneの情報を自動更新するフローです。
契約が完了した際のデータ更新を自動化することで、更新漏れを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現できるでしょう。

kintoneやDocuSignのAPIを使ったその他の自動化例

‍DocuSignとの連携以外でも、kintoneのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

kintoneを使った便利な自動化例

kintoneの更新情報を他のデータベースに自動反映したり、指定の日時にkintoneの情報を自動で取得してチャットツールに通知したり、他ツールの情報をkintoneに反映することも可能です！

DocuSignを使った便利な自動化例

フォームで回答された内容を基にDocuSignで契約書を送付したり、DocuSignで契約完了後、他のデータベースを更新・追加したり、チャットツールに通知したりすることも可能です！

終わりに

いかがでしたか？kintoneとDocuSignの連携により、契約書の送信から進捗管理、データの保存まで、一連のプロセスを自動化でき、契約業務をより円滑化できそうですね。自動化を導入することで、これまで手作業で行っていたプロセスが効率化され、人為的ミスを防ぎつつ、時間を大幅に短縮できるのは大きな魅力。

「本当に簡単に設定できるの？」「ちょっと試してみたいな...」と思った方！まずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了！登録後すぐにkintoneとDocuSignの連携を体験できます。

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