DocuSignとkintoneの連携をすることで、契約管理と業務プロセスの効率化向上が期待できます。契約がDocuSignで完了すると、kintoneのデータベースが自動的に更新され、手動でのデータ入力や確認作業の手間が省くことが期待できます。また、進捗状況をkintone上で一目で確認できるため、チーム全体で情報共有がスムーズに行われ、ワークフローの自動化も実現できるでしょう。
この記事では、DocuSignとkintoneを連携することで、得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にDocuSignとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめDocuSignとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
DocuSignとkintoneの連携フローの作り方
それでは、実際にテンプレートを使用して「DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
※今回連携するアプリの公式サイト：DocuSign／kintone
[Yoomとは]
はじめる前に
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
Yoomのアカウント発行ページ
初めてのYoom
それでは、始めましょう！
ステップ1：DocuSignとkintoneをマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
DocuSignとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
kintoneとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。※kintoneマイアプリ登録方法およびkintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法についても併せて確認しておきましょう。
ステップ2:DocuSignのエンベロープの設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
アプリトリガーの「エンベロープが完了したら」をクリックします。
(2)DocuSignの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、DocuSignと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「エンベロープが完了したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、DocuSignの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値について
表示されている「取得した値」は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、後続のフローの設定時に活用できます。
ステップ3:特定のエンベロープの情報を取得
(1)次に、DocuSignと連携してエンベロープの情報を取得します。
「特定のエンベロープの情報を取得」をクリックします。
(2)DocuSignの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、DocuSignと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のエンベロープの情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、アカウントIDの入力を行ってください。
エンベロープIDは{{エンベロープID_トリガー}}がセットされている状態のまま「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4:kintoneのレコードを更新する
(1)次に、kintoneと連携してレコードの更新設定を行います。
「レコードを更新する」をクリックします。
(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままにします。
アプリIDは候補から選択します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコードの条件をプルダウンから選択します。
②更新後のレコードの値は、取得した値から選択してください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する」フローボットの完成です。
kintoneの情報をDocuSignに連携したい場合
今回はDocuSignからkintoneへデータ連携する方法をご紹介しました。逆にkintoneからDocuSignへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Docusignで契約書を送付する」ワークフローは、定型的な事務作業の負担を軽減してくれます。
情報の転記作業が自動化されるため、人的エラーの軽減にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して顧客管理やレコード管理を行っている方
・契約書の送付作業を手動で行っており、時間がかかっていると感じている方
・レコードが追加された際にスピーディに契約書を送付して、業務を効率化したい方
・Docusignを利用して契約管理を行っている企業
・Docusignを使っているが、自動で契約書送付ができないことに不便を感じている方
・業務の自動化を推進し、無駄な手間を減らして精度を高めたい方
■注意事項
・kintoneとDocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：kintoneのトリガー設定
まずは、フローボットを自動的に起動させるためのトリガー設定です。
1. コピーしたテンプレートの、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
2. 表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3. 設定手順に従って、Webhookの設定をしてください。
※kintoneでの設定方法について、詳しくはkintoneでWebhook設定を行うをご参照ください。
4. 設定完了後、kintoneの画面に移り、テスト用に実際にレコードを追加してください。今回は以下のようなレコードを追加してみました！
追加後、Yoomの画面に戻ります。
「テスト」を実行し、成功したら取得した値が正しく取得されていることを確認してください。確認後、「保存」しましょう。
※先ほど、追加したレコードの番号と同じ番号の「レコードID」が取得されていることを確認してください。
ステップ2：データベースの設定
続いて、追加したレコードの情報を取得する設定を行います。
1. 「データベースを操作する | レコードを取得する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力します。アクションは「レコードを取得する」が選択されていることを確認しましょう。
次に、連携するデータベースの設定です。
「アプリID」欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って入力してください。
2. 詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」を、入力欄をクリックして表示される値を引用して設定します。
以下の画像のように設定し、「テスト」を実行します。レコード情報を全て取得できていることを確認し、「保存」しましょう。
ステップ3：DocuSignの設定
続いて、DocuSignで契約書を送付する設定を行います。
1. 「アプリと連携する | テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
2. API接続設定を行います。
※事前にDocuSign上で作成したテンプレートを使用して、エンベロープを作成・送信するため、予めテンプレートを作成しておいてください。
「アカウントID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「テンプレートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
「受信者」の各項目は、入力欄をクリックして表示される値を引用して設定しましょう。
設定完了後、「テスト」を実行し、DocuSignで正しくエンベロープが作成・送信されていることを確認してください。確認後、「保存」しましょう。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました！
設定が完了すると、以下の画面が表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックするとフローボットが自動的に起動するので、動作確認をしましょう。
設定お疲れ様でした！
DocuSignとkintoneを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもDocuSignとkintoneを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
DocuSignを使ったその他の便利な自動化例
契約書を送付して管理プラットフォームに格納したり、契約が完了したらチャットツールで通知したり、他アプリのデータベースに自動で追加することができます。
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Codaでテーブルに行が更新されたらDocuSignでエンベロープを送信する
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■概要
「Codaでテーブルに行が更新されたらDocuSignでエンベロープを送信する」フローは、CodaとDocuSignの連携を活用した業務ワークフローです。Codaのテーブルに新しいデータが追加または更新されると、自動的にDocuSignを通じてエンベロープが送信されます。これにより、契約手続きや承認プロセスがスムーズに進み、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Codaを日常的に利用しており、データ管理を効率化したい方
・DocuSignを活用しているが、契約送信の手間を減らしたいビジネスパーソン
・業務フローの自動化を推進し、チームの生産性を向上させたいリーダー
・API連携やRPAを活用して、繰り返し作業を自動化したい方
・AIやOCR機能を取り入れて、データ処理を高度化したい企業担当者
■注意事項
・Coda、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
DocuSignで契約が完了したらChatworkに通知する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらChatworkに通知するフローです。
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する
試してみる
DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成し、Docusignで送付する
試してみる
Garoonでワークフローが承認された情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、Docusignで契約書を送付するフローです。
Googleフォームに回答された内容をもとに、Docusignで契約書を送付する
試してみる
Googleフォームに回答された内容を用いて、Docusignで契約書を送付するフローです。
DocuSignの証明書を自動でダウンロードし、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
DocuSignで締結が完了した書類を、都度手動でダウンロードしてGoogle Driveに保存する作業は、手間がかかる上に、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約締結完了をトリガーに、関連書類のダウンロードからGoogle Driveへの保存までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した書類の管理に手間を感じている契約管理担当者の方
・DocuSignとGoogle Driveを利用し、手作業でのファイル保存を行っている方
・契約関連業務の抜け漏れを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
楽楽販売の情報をもとにDocusignで契約書を送付する
試してみる
楽楽販売の情報をもとにDocusignで契約書を送付するフローです。
kintoneを使ったその他の便利な自動化例
kintoneの更新情報を他のデータベースに自動反映したり、指定の日時にkintoneの情報を自動で取得してチャットツールに通知したり、他ツールの情報をkintoneに反映することも可能です！
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw
LINE公式アカウントで受け取ったメッセージをkintoneのコメントに投稿する
試してみる
LINE公式アカウントでメッセージを受信したら、該当のLINE IDでkintoneのレコードを検索し、該当のレコードのコメント部分に受け取ったメッセージを自動的に投稿するフローボットです。
kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でboxにフォルダを自動的に作成します。
kintoneでレコードが更新されたらSalesforceの情報も更新する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが更新されたらSalesforceの情報も更新する」ワークフローは、情報更新作業の負担を軽減します。
手作業で行っていた業務が自動化されるため、人的エラーの防止にもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・チームでkintoneを使って業務を管理しているが、Salesforceとの情報共有に手間を感じている方
・Salesforceを活用して顧客情報を管理しているが、kintoneとのデータ連携が手動での更新によって遅れてしまう方
・業務の効率化を図り、タイムリーに情報更新を行いたいと考える方
・迅速に顧客情報を把握して営業活動に役立てたい方
・データの整合性を保ち、正確な情報を元に意思決定を行いたい方
■注意事項
・kintoneとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Shopifyに注文が発生したら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Shopifyに注文が発生したら、kintoneにレコードを追加するフローです。
kintoneでレコードが更新されたらHubSpotの会社情報も更新する
試してみる
■概要
kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しているものの、それぞれの情報を手作業で更新するのは手間ではないでしょうか。片方の情報を更新した際に、もう一方のアプリへの反映を忘れてしまい、データに不整合が起きてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると、関連するHubSpotの会社情報も自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しており、手作業での二重入力に課題を感じている方
・手作業でのデータ更新による入力ミスや、情報の不整合を防ぎたいと考えている方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・kintone、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneに売上情報が追加されたら、Microsoft Excelに追加してSlackに自動通知する
試してみる
■概要
「kintoneに売上情報が追加されたら、Microsoft Excelに追加してSlackに自動通知する」フローです。
売上データの管理と共有をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して売上データを管理している営業担当者の方
・Microsoft Excelで売上分析を行い、手動でデータ入力に時間を割いている方
・売上情報の共有をスムーズにしたく、Slackでの通知を導入したいチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて業務効率を向上させたい経営者の方
・複数のツールを連携させて、データ管理を一元化したいIT担当者の方
■注意事項
・kintone、Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にSmartHRの従業員情報を登録します。
■概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
指定日時にkintoneから情報を取得してLINEに通知する
試してみる
■概要
kintoneに登録されたタスクや案件情報を、毎日決まった時間に確認して関係者にLINEで通知するといった定型業務を手作業で行っていませんか。手作業での対応は、対応漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから特定の情報を自動で取得し、LINE公式アカウントへ通知することが可能になり、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneの情報を定期的に確認し、手作業でLINE通知を行っている方
・kintoneで管理しているタスクや案件の通知漏れを防ぎたいと考えている方
・日次や週次での報告業務を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・kintoneとLINEのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINEでメッセージを送信する場合、予めユーザーIDが必要となります。ユーザーIDの確認方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10756296
・繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
さらに、DocuSignとkintoneを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
DocuSignを使用したフローボットテンプレート一覧
kintoneを使用したフローボットテンプレート一覧
DocuSignとkintoneを連携するメリット
メリット1:契約情報の一元管理
DocuSignで契約が締結されると、kintoneのデータベースが自動的に更新されるため、契約情報の管理が一元化されます。これにより、手動でのデータ入力やミスのリスクを軽減し、作業効率の向上が期待できます。契約状況をリアルタイムで把握したい担当者にとって、最新情報をすぐに確認できる点が大きなメリットとなるでしょう。
メリット2:契約管理プロセスの可視化
DocuSignとkintoneの連携により、契約管理プロセスの可視化が可能になります。契約の進捗状況や完了状況がkintone上で確認できるため、チーム全体で情報を共有しやすくなります。特に、複数の契約を同時に扱う場合でも、状況を正確に把握することで、業務の見通しが立てやすくなります。
まとめ
DocuSignとkintoneの連携により、契約管理が効率的に自動化され、業務のスピードと精度が向上しそうですね！
手動作業を削減し、常に最新の契約情報を管理できることで、ミスを軽減し、業務プロセスを最適化できるでしょう。
また、進捗の可視化により、チーム全体の連携が強化され、業務の流れがよりスムーズになることが期待できます。これにより、企業全体の生産性を向上できるでしょう。
DocuSignとkintoneの連携を活用し、効率的な業務運営を目指しましょう！
よくあるご質問
Q：特定のエンベロープのみを連携できますか？
A：
分岐設定を追加することで可能です。例えば「ユーザーIDが〇〇(特定のID)を含む場合」などと設定することで、特定のユーザーによるエンベロープのみを対象とすることができます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：kintone以外のツールにも連携できますか？
A：
可能です。例えばGoogle スプレッドシートに連携したい場合、kintoneのアクションを削除して代わりにGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」などのアクションを追加してください。
Q：kintoneの更新を担当者に通知することはできますか？
A：
可能です。kintoneのアクションの下に通知したいツールのアクションを追加してください。例えばSlackの場合「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションです。
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