■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している取引先情報が更新された際、関係部署への共有は手作業で行っていませんか？こうした通知作業は手間がかかるだけでなく、共有の漏れや遅れにつながることもあります。このワークフローは、dynamics 365のapi連携のように取引先情報の更新を自動で検知し、Microsoft Teamsへ即時に通知します。これにより、リアルタイムな情報共有を実現し、営業活動の連携を円滑にすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics 365 Salesの情報をチームで迅速に共有したい営業担当者の方
- 手作業での情報伝達に限界を感じ、dynamics 365のapiを活用した自動化を検討している方
- Microsoft Teamsを活用し、部署間の情報連携をよりスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 取引先の情報が更新されると自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- 手動での通知による伝達漏れやタイムラグを防ぎ、関係者への情報共有を標準化することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減することにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えば新規作成時と更新時でその後の通知内容を分けるといった設定が可能です。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsに通知するメッセージの内容は、自由にカスタマイズが可能です。
- Microsoft Dynamics365 Salesから取得した取引先名や更新日時、担当者名などの情報をメッセージに含めることで、より具体的で分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics 365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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