【ノーコードで実現】Gmailの重要度をAIで自動振り分けする方法

「毎日大量に届くGmailのメール、どれが重要か一つ一つ確認するのは大変…」
「重要なメールを見逃して対応が遅れてしまったことがある…」
このように、日々のメール対応に追われ、重要度の判断に時間を取られていませんか？
特に多くのメールを処理する必要があるビジネスパーソンにとって、どのメールに優先的に対応すべきかを見極める作業は、大きな負担になりがちです。

もし、受信したGmailのメールをAIが内容を解析して自動で重要度を判定し、優先度の高いメールだけをすぐに把握できる仕組みがあれば、確認の手間が省け、対応漏れのリスクも減らし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

GmailとAI機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

GmailとAI機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

通知を自動化する便利なテンプレート

Gmailでの受信内容をもとに、AIでマーケティング分析をしてMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Gmailで受信したメールの内容をもとに、手作業で情報を確認し、AIで分析した結果をMicrosoft Teamsへ通知する、といった一連の業務に手間を感じていませんか？また、これらの作業は重要な情報を含むため、ヒューマンエラーも避けたいところです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、AIによるマーケティング分析とMicrosoft Teamsへの通知までを自動化でき、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのメール確認や、その後の分析、報告に手間を感じているマーケティング担当者の方
• AIを活用した情報収集や分析業務の効率化を目指している業務改善担当者の方
• Microsoft Teamsをチームの情報共有ハブとして活用しており、手作業での通知を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると、AIによる分析とMicrosoft Teamsへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、分析内容の共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「マーケティング分析をする」アクションを設定し、受信したメール内容を分析するように指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するメールの受信間隔を任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、実行したいマーケティング分析の内容に合わせて、AIへの指示（プロンプト）を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチャネルやメッセージの内容を、運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
結果がGoogle Chatに通知され、迅速な情報共有が可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailを利用してビジネス上のやり取りを行っている方
• Gmailで受信した音声データをスピーディに文字起こししたい方
• Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
• 音声データの内容をスピーディに把握して、チームに共有したい方
• メールの内容をすばやく確認し、必要な対応を迅速に行いたい方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを活用することで、Gmailで受信した音声データを迅速に文字起こしし、Google Chatに自動で通知できます。
これにより、重要な情報をすぐに把握でき、タイムリーな対応が可能になります。
音声データの内容をテキストとして視覚的に確認できるため、確認やコミュニケーションの効率が向上します。

また、通知がGoogle Chatに送られるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズに行えます。
このプロセスにより、対応のスピードが上がり、ビジネスの意思決定がより迅速になります。

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OneDriveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Gmailでメールを送信する

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■概要

会議やインタビューの音声データをOneDriveに保存した後、手作業で文字起こしを行い、メールで共有する作業に時間を取られていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、情報共有のスピードにも影響します。このワークフローを活用すれば、OneDriveへの音声ファイルアップロードをきっかけに、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をGmailで即座に送信でき、手作業による手間とタイムラグを解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで音声データを管理し、文字起こし業務に時間を費やしている方
• 会議の議事録作成やインタビュー内容の共有を効率化したいと考えている方
• 手作業による文字起こしやメールでの共有におけるミスを防ぎたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへの音声ファイル保存から文字起こし、メール共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
• 自動で処理が実行されるため、文字起こし内容の転記ミスや、メール送信時のファイル添付漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイル形式など）で処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
5. 続いて、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを文字起こしします。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象となるドライブID、フォルダ名、フォルダIDを任意で指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式などの取得した値をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
• OneDriveでファイルをダウンロードするアクションでは、対象ファイルが格納されているドライブIDと、ファイルのアイテムIDを指定します。
• AI機能で音声データを文字起こしするアクションでは、対象ファイルの添付方法や、文字起こし対象の言語を指定できます。
• Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、文字起こししたテキストなどのアウトプットを本文に差し込めます。

■注意事項

• OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Slackの投稿内容をリアルタイムに翻訳しGmailで通知する

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■概要

海外の拠点やメンバーとのコミュニケーションで、Slackに投稿されるメッセージを都度翻訳する作業に手間を感じていないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をリアルタイムで自動翻訳し、その内容をGmailに通知することが可能です。
言語の壁による情報格差をなくし、スムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外拠点や外国籍のメンバーとSlackで頻繁にコミュニケーションをとる方
• 多言語が飛び交うチャンネルの投稿内容を、リアルタイムで正確に把握したい方
• 手作業での翻訳や通知の転記作業による手間や確認漏れをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿を自動で翻訳し通知するため、翻訳ツールへのコピー＆ペーストといった手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での確認作業が不要になるため、翻訳漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackの「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」を設定して、対象のチャンネルを指定します。
3. 次に、AI機能「翻訳する」アクションを設定し、トリガーで取得したSlackの投稿内容を翻訳します。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のメールアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailで通知を送信するアクションで、宛先のメールアドレスを任意に設定できます。
• 送信するメールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、Slackの投稿者や投稿内容といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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フォームで回答された内容をGeminiで要約してGmailで通知する

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■概要

Webサイトからの問い合わせやアンケートフォームに寄せられる長文の回答を、都度確認し要約する作業は手間がかかるものではないでしょうか。担当者への共有が遅れたり、要点がうまく伝わらないといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答内容をGeminiが自動で要約し、Gmailで即座に通知することが可能です。面倒な確認・要約作業から解放され、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った問い合わせ内容を、担当者にスピーディに共有したいと考えている方
• アンケートやイベントの申込フォームなど、長文の回答を手作業で要約している方
• GeminiやGmailといったツールを連携させ、日々の情報共有を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答を都度確認し要約する手間がなくなるため、本来注力すべきコア業務に時間を充てることができます。
• AIによる自動要約と通知により、人による要約の抜け漏れや、担当者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーで、Yoomのフォーム機能を選択し、「情報入力フォーム」を設置して、回答を受け付ける準備をします。
3. 次に、Geminiを選択し、フォームで受け取った回答内容を要約するよう「コンテンツを生成」アクションを設定します。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約内容を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォーム機能では、問い合わせ受付やアンケート、社内申請など、利用シーンに合わせて質問項目を自由に作成、カスタマイズすることが可能です。
• Geminiでコンテンツを生成するアクションでは、「箇条書きで要約して」「重要なポイントを3つに絞って」など、プロンプトを任意で設定し、希望する形式の要約文を生成できます。

■注意事項

• ‍‍Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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登録を自動化する便利なテンプレート

Gmailで特定のラベルのメールを受信したら 、その要約をX（Twitter）にポストする

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■概要

日々大量に届くメールの中から重要な情報を見つけ出し、共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、最新ニュースやメルマガなどの情報をチームで共有する場合、手作業での要約や投稿には時間がかかり、コア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールをAIが自動で要約し、X（Twitter）に投稿するため、情報収集から共有までを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したメルマガなどの情報を、X（Twitter）で効率的に共有したいと考えている方
• 手作業での情報要約やSNSへの投稿に時間がかかり、業務の非効率を感じている方
• チーム内での情報共有の速度と精度を高めたいマーケティングや広報の担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーに、AIによる要約からX（Twitter）への投稿までを自動化し、情報共有にかかる時間を短縮します。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや要約内容のブレを防ぎ、情報共有の属人化を解消し、業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとX（Twitter）をYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文などを指定して要約処理を行います。
4. 最後に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、前段のAI機能で生成された要約テキストを投稿内容として設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、要約したいテキスト（メール本文や件名など）を任意で指定することが可能です。
• X（Twitter）への投稿内容は、AIが生成した要約だけでなく、受信メールの件名や送信日時などの情報を変数として組み合わせ、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• GmailとX（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。

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Gmailで受信したテキストをまとめて翻訳し、Google スプレッドシートに追加する

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■概要

海外からの問い合わせなど、Gmailに届く外国語のメール対応に手間がかかっていませんか？都度翻訳ツールへコピー＆ペーストし、さらに内容をスプレッドシートに転記する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでAIによる本文の翻訳からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く海外からの問い合わせを手作業で翻訳・管理しているカスタマーサポート担当の方
• 外国語のメール内容をGoogle スプレッドシートに転記しており、作業を効率化したい方
• 多言語での情報集約と対応の迅速化を目指しているチームのマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーに翻訳と転記が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮することができます。
• 手作業でのコピー＆ペーストや転記が不要になるため、翻訳ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して自動化の起点となるメールを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、受信したメールの本文を任意の言語に翻訳します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳後のテキストなどを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボット起動の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• AI機能による翻訳では、単純な翻訳だけでなく「丁寧なビジネス日本語に翻訳して」など、目的に応じてプロンプトを自由にカスタムできます。
• Google スプレッドシートに追加する際、保存先のファイルやシート、またどの列にどの情報（送信者、件名、翻訳結果など）を記録するかを細かく設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで音声データを受信したら、文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要

Gmailで受け取った音声ファイルの内容を確認するために、毎回再生して手作業で文字起こしをしていませんか。こうした作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された音声ファイルをAIが自動で文字起こしし、その内容をGoogle スプレッドシートに追記できます。これにより、定型的な記録業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで音声ファイルを受け取り、手作業で文字起こしをしている方
• 議事録やインタビューなどの音声データをGoogle スプレッドシートで管理している方
• 音声データの管理と活用を効率化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信から文字起こし、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での聞き取り間違いや転記ミス、入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定して、自動化の起点となるメールを定めます。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、添付された音声ファイルをテキストデータに変換します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、文字起こししたテキストデータを指定のシートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、添付ファイルの有無を判別する条件を設定し、ファイルがある場合のみ文字起こしを実行するなど、後続の処理を柔軟に分岐させることが可能です。
• 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、処理の精度や言語の特性に応じて、利用するAIモデルを複数の選択肢の中から任意で選択できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートIDやシートID、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Gmail、Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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OCR(データ読み取り機能)と連携した便利な自動化テンプレート

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する

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■概要

取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
• 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。

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Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する

試してみる

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■概要

Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
• 手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
• タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていたファイル確認やデータ転記の時間を短縮できます。
• OCRで読み取ったテキストデータを活用してカードを作成するため、手入力による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを絞り込みます。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをテキストデータに変換します。
4. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにカードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で指定することが可能です。
• 作成するTrelloカードの説明欄には、前のステップであるOCR機能で読み取ったテキスト内容を変数として自動で埋め込めます。

■注意事項

• Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

とにかく早く試したい方へ‍

YoomにはGmailで受信したメールの重要度をAIで自動振り分けする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する

試してみる

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■概要

日々大量に届くメールの中から、本当に重要なものを見つけ出すのは大変な作業ではないでしょうか。見落としが許されない重要な連絡が、他のメールに埋もれてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析し重要度を判定します。判定結果は即座にDiscordへ通知されるため、こうしたメール対応の課題を解決し、迅速な初動を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のメール対応に追われ、重要な連絡の見落としを防ぎたいと考えている方
• AIを活用して受信メールの優先順位付けを自動化し、業務を効率化したい方
• Discordでチーム内の情報共有を行っており、メール対応の属人化を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• AIが自動でメールの重要度を判断し通知するため、手作業での確認や振り分けに費やしていた時間を短縮することができます。
• 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、迅速な対応を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの本文や件名をもとに重要度を判定するよう指示します。
4. 次に、進行先切り替え機能を設定し、AIが判定した重要度（高・中・低など）に応じて、その後の処理を分岐させます。
5. 最後に、分岐先の各オペレーションでDiscordの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、判定結果に応じた内容を特定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを重要度ごとに任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、メールの内容だけでなく、「【至急】」などの固定テキストを追加して、視認性を高めることもできます。

■注意事項

• Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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GmailとDiscordを連携し、重要度を通知するフローを作ってみよう

それではここから、Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Discord

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとDiscordのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とAIオペレーション、Discordのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する

試してみる

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■概要

日々大量に届くメールの中から、本当に重要なものを見つけ出すのは大変な作業ではないでしょうか。見落としが許されない重要な連絡が、他のメールに埋もれてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析し重要度を判定します。判定結果は即座にDiscordへ通知されるため、こうしたメール対応の課題を解決し、迅速な初動を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のメール対応に追われ、重要な連絡の見落としを防ぎたいと考えている方
• AIを活用して受信メールの優先順位付けを自動化し、業務を効率化したい方
• Discordでチーム内の情報共有を行っており、メール対応の属人化を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• AIが自動でメールの重要度を判断し通知するため、手作業での確認や振り分けに費やしていた時間を短縮することができます。
• 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、迅速な対応を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの本文や件名をもとに重要度を判定するよう指示します。
4. 次に、進行先切り替え機能を設定し、AIが判定した重要度（高・中・低など）に応じて、その後の処理を分岐させます。
5. 最後に、分岐先の各オペレーションでDiscordの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、判定結果に応じた内容を特定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを重要度ごとに任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、メールの内容だけでなく、「【至急】」などの固定テキストを追加して、視認性を高めることもできます。

■注意事項

• Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Gmail、Discordのマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Gmailのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

Discordのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する

試してみる

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■概要

日々大量に届くメールの中から、本当に重要なものを見つけ出すのは大変な作業ではないでしょうか。見落としが許されない重要な連絡が、他のメールに埋もれてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析し重要度を判定します。判定結果は即座にDiscordへ通知されるため、こうしたメール対応の課題を解決し、迅速な初動を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のメール対応に追われ、重要な連絡の見落としを防ぎたいと考えている方
• AIを活用して受信メールの優先順位付けを自動化し、業務を効率化したい方
• Discordでチーム内の情報共有を行っており、メール対応の属人化を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• AIが自動でメールの重要度を判断し通知するため、手作業での確認や振り分けに費やしていた時間を短縮することができます。
• 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、迅速な対応を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの本文や件名をもとに重要度を判定するよう指示します。
4. 次に、進行先切り替え機能を設定し、AIが判定した重要度（高・中・低など）に応じて、その後の処理を分岐させます。
5. 最後に、分岐先の各オペレーションでDiscordの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、判定結果に応じた内容を特定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを重要度ごとに任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、メールの内容だけでなく、「【至急】」などの固定テキストを追加して、視認性を高めることもできます。

■注意事項

• Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。‍

• ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子について

最後に、連携したGmailアドレスから上記のキーワードを含むテストメールを送信しておきましょう。
今回は以下のように、件名に「共有」というワードが入ったメールを送信しています。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻り、テストしてください。

テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メールの内容が反映していればOKです。「保存する」を押して次に進みましょう！

ステップ4：AIオペレーションの設定

「テキストを生成する」をクリックしてください。

アクションを選択します。
今回はテンプレートを使っており予め選択されているので、そのまま「次へ」をクリックして進んでOKです！

プロンプトは、AIへの指示内容を自由に設定できます。
こちらも予め入力されているので、そのまま利用して問題ありません。
必要に応じて任意の指示に変更することもできます。

• 「テキストを生成する」の設定方法

任意で出力したい言語を入力して、テストしてください。

成功したら保存してください。
当日の予定変更という内容なので、AIが重要度を「高」と判断しました！

参考までに、以下のような内容のメールでテストすると…

重要度は「低」と判断されます。
自動で仕分けてくれて便利ですね。

ステップ5：コマンドオペレーションの設定

※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。

切り替え条件を指定します。
ステップ4と同様、ここもテンプレートで予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
この設定により、メールの重要度に合わせてフローの進行先(具体的にはDiscordのメッセージ内容)を切り替えることができます。

• 「進行先を切り替える」の設定方法

問題なければそのまま保存しましょう。

ステップ6：Discordのアクション設定

あとは重要度「高」「中」「低」に合わせてDiscordのメッセージを設定していくだけです！
このステップでは同じ設定を3回繰り返します。
最初に重要度「高」の「メッセージを送信」をクリックしましょう。

ステップ3と同様に、アクションはテンプレート通りに「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定という画面が表示されるので必要事項を設定します。
まず「送信先のチャンネルID」を、注釈を確認し入力してください。

次にメッセージ内容を設定します。
あらかじめ入力されていますが、文面や項目を編集・追加することも可能です。
項目を追加する際は、テキストボックスをクリックすると出てくるプルダウンから「取得した値」を選択すると簡単に設定できます。
設定が完了したらテストしてください。

成功したら保存します。
Discordにメッセージが届きました！

同じ要領で重要度「中」「低」も設定・テストし、保存してください。
テスト時は最初に使った重要度「高」のテストメールを使いまわして大丈夫です。
実際にフローボットを起動した際は、ステップ4でAIが判断した重要度に合わせて、ステップ5で設定した通りに自動で進行先が切り替わります！

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Gmailでメールを受信したらAIで重要度を振り分けてDiscordに通知する方法でした！

Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する

試してみる

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■概要

日々大量に届くメールの中から、本当に重要なものを見つけ出すのは大変な作業ではないでしょうか。見落としが許されない重要な連絡が、他のメールに埋もれてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析し重要度を判定します。判定結果は即座にDiscordへ通知されるため、こうしたメール対応の課題を解決し、迅速な初動を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のメール対応に追われ、重要な連絡の見落としを防ぎたいと考えている方
• AIを活用して受信メールの優先順位付けを自動化し、業務を効率化したい方
• Discordでチーム内の情報共有を行っており、メール対応の属人化を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• AIが自動でメールの重要度を判断し通知するため、手作業での確認や振り分けに費やしていた時間を短縮することができます。
• 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、迅速な対応を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの本文や件名をもとに重要度を判定するよう指示します。
4. 次に、進行先切り替え機能を設定し、AIが判定した重要度（高・中・低など）に応じて、その後の処理を分岐させます。
5. 最後に、分岐先の各オペレーションでDiscordの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、判定結果に応じた内容を特定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを重要度ごとに任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、メールの内容だけでなく、「【至急】」などの固定テキストを追加して、視認性を高めることもできます。

■注意事項

• Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailを使った自動化例

受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。

BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する

試してみる

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■概要

BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方

・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方

・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方

2. Gmailを使った情報共有を行っている方

・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方

・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。

このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。

■注意事項

・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する

試してみる

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■概要

‍kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。

その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。

実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)

‍https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0

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■作成方法

‍①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。

・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。

・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。

※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。

※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。

②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。

・ 検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。

※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。

③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。

・ 対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。

・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。

④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。

・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・ファイル名：任意のファイル名を設定します。

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。

⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

※実際のフローボットの動き：https://www.youtube.com/watch?v=QM_-Y2rR_bw

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Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する

試してみる

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■概要

‍Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。

同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。

実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo

‍

■注意事項

‍・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。

※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

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Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する重要なお知らせや問い合わせの見落としを防止したい方
• Google Chatを活用して、チームへの情報共有をよりスピーディーに行いたい方
• メールの内容を手作業で転記して通知する手間を省き、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知が作成されるため、都度手動で確認し連絡する手間や時間を短縮できます。
• 通知のし忘れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成することで設定は完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへ送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者、本文の一部といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成することが可能です。

■注意事項

・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する

試してみる

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■概要

Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業

・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方

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2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業

・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方

・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。

また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。

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■注意事項

・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方

・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方

‍

2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業

・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方

‍

3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業

・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。

‍

■注意事項

・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

試してみる

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■概要

Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
• 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。

■注意事項‍

• Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する

試してみる

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■概要

HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.HubSpotでリード管理を行っている方

・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方

・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方

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2.Gmailを日常的に利用している方

・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方

‍

■このテンプレートを使うメリット

HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。

また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。

‍

■注意事項

・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

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Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する

試してみる

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■概要

Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
• Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
• 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
• AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
• Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 

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Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailで通知する

試してみる

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■概要

Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、Gmailから指定の宛先へ通知メールが自動送信されるため、こうした情報共有の課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 Salesでのリード管理と迅速な情報共有を徹底したい営業担当者の方
• Gmailを使った手作業での定型的な通知業務に、時間的なロスや漏れを感じている方
• 営業チーム内の情報伝達を円滑にし、より戦略的な活動に時間を割きたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報伝達が不要になることで、通知のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、通知したい宛先やメール内容を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、ご利用の環境に応じたドメインを正しく設定してください。
• Gmailでメールを送るアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストやMicrosoft Dynamics365 Salesから取得した情報を組み込めます。

■注意事項

• Microsoft Dynamics365 Sales、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

Gmailの重要度の振り分けを自動化することで、毎日大量に届くメールの中から重要なものを見つけ出す手間を低減でき、対応漏れの防止にもつながります。
優先度の高いメールに素早く対応でき、本来集中すべき業務に時間を充てられるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問