「毎日大量に届くGmailのメール、どれが重要か一つ一つ確認するのは大変…」
「重要なメールを見逃して対応が遅れてしまったことがある…」
このように、日々のメール対応に追われ、重要度の判断に時間を取られていませんか？
特に多くのメールを処理する必要があるビジネスパーソンにとって、どのメールに優先的に対応すべきかを見極める作業は、大きな負担になりがちです。
もし、受信したGmailのメールをAIが内容を解析して自動で重要度を判定し、優先度の高いメールだけをすぐに把握できる仕組みがあれば、確認の手間が省け、対応漏れのリスクも減らし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
GmailとAI機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
GmailとAI機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
通知を自動化する便利なテンプレート
Gmailでの受信内容をもとに、AIでマーケティング分析をしてMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Gmailでの受信内容をもとに、AIでマーケティング分析をしてMicrosoft Teamsに通知することが可能です。これにより、チーム全体で円滑に情報共有が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に活用し、受信メールの内容をマーケティングに活かしたい担当者の方
・AIを活用してデータ分析を効率化し、チーム内で共有したいマーケティングチームのリーダー
・Microsoft Teamsを使用して情報共有をスムーズに行いたい企業のIT管理者
・マーケティングデータのリアルタイムな分析と共有を求めている中小企業の経営者
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
結果がGoogle Chatに通知され、迅速な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用してビジネス上のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した音声データをスピーディに文字起こししたい方
・Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
・音声データの内容をスピーディに把握して、チームに共有したい方
・メールの内容をすばやく確認し、必要な対応を迅速に行いたい方
■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
OneDriveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「OneDriveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Gmailでメールを送信する」フローを利用すると、音声データの文字起こしが自動化され、負担が軽減されます。
メールでの共有も自動で行えるため、利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・音声データを迅速に文字起こししたい方
・OneDriveを日常的に使用している方
・ビジネスや研究で会議の議事録をスピーディに作成したい方
・Gmailを利用して情報を共有することが多い方
・手動での操作を減らし、作業効率を向上させたい方
・モバイル環境でも音声データをその場で文字起こしして共有したい方
■注意事項
・OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackの投稿内容をリアルタイムに翻訳しGmailで通知する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をリアルタイムに翻訳しGmailに通知する」フローは、多国籍チームのコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。グローバルな環境では、異なる言語でのやり取りが日常的となり、言語の壁が業務効率に影響を与えることがあります。このワークフローを活用することで、Slackでのチャット内容をリアルタイムに翻訳し、自動的にGmailに通知します。これにより、チーム全体が瞬時に理解できる形で情報が共有され、意思疎通のスムーズ化と業務の効率化が実現します。YoomのAPI連携やAI技術を駆使したこのワークフローは、言語に依存しない効果的なコミュニケーションをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・多言語を使用するチームでのコミュニケーションに課題を感じている管理者
・Slackのチャット内容を効率的に翻訳し、チーム全体に共有したいと考えている方
・リアルタイムでの情報共有を重視し、メール通知を活用したいビジネスユーザー
■注意事項
・Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームで回答された内容をGeminiで要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
「フォームで回答された内容をGeminiで要約してGmailに通知する」ワークフローは、オンラインフォームから収集した情報を効率的に管理し、迅速に共有するための業務ワークフローです。
Yoomを活用してフォームの回答内容を自動的にGeminiで要約し、その要約結果をGmailで関係者に通知します。
これにより、手作業での情報整理やメール送信の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを活用して情報収集を行っている方
・GeminiとGmailを連携させて業務を自動化したいビジネス担当者
・フォーム回答の要約やメール通知に時間を取られているチームリーダー
・業務プロセスの効率化を図りたい企業の管理職の方
■注意事項
・Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
登録を自動化する便利なテンプレート
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら 、その要約をX（Twitter）にポストする
試してみる
■概要
「Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、その要約をX（Twitter）にポストする」フローは、GmailとX（Twitter）を連携させてメール内容を自動的に発信する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受信していると、その中から重要な情報を素早く共有するのは大変です。
Yoomを活用すれば、特定のラベルが付いたメールを自動で要約し、X（Twitter）にポストすることで情報発信の効率を向上させることができます。
これにより、手間を省きつつ、重要な情報を迅速に広めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用しており、特定のメールを効率的に管理したい方
・X（Twitter）での情報発信を自動化したいソーシャルメディア担当者の方
・業務効率化を図り、メールからの情報共有をスムーズに行いたいビジネスユーザーの方
・定期的に特定の内容を外部に発信する必要があるマーケティング担当者の方
■注意事項
・GmailとX（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信したテキストをまとめて翻訳し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したテキストをまとめて翻訳し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メールで受け取った大量のテキストデータを効率的に翻訳し、整理するための業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Gmailで受信したテキストを自動的に翻訳し、Google スプレッドシートに追加することで、作業の効率化と正確性を実現します。これにより翻訳作業がスムーズになり、業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで大量のテキストを受信し、定期的に翻訳作業を行っている業務担当者の方
・多言語対応が必要なプロジェクトで、メール内容を整理・管理したいと考えているチームリーダーの方
・翻訳作業にかかる時間を短縮し、業務効率を向上させたいと考えている経営者の方
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行っており、自動化を導入したいと思っている方
・AIやAPI連携を活用して、日常業務の自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで音声データを受信したら、文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで音声データを受信したら、文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、音声データの管理と活用を効率化する業務ワークフローです。
Yoomを活用してGmailに送られてくる音声データを自動的に文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに整理します。
これにより、手動での転記作業を削減し、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く音声データを効率的に文字起こししたいビジネスパーソンの方
・日常的に音声情報をGoogle スプレッドシートで管理しているチームリーダーの方
・音声データの自動処理を導入し、業務の自動化を進めたい経営者の方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCR(データ読み取り機能)と連携した便利な自動化テンプレート
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する
試してみる
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの添付ファイルをBoxで仕分けして管理している方
・添付ファイルの確認作業やBoxへのファイル保存を効率化したい方
・Boxへの添付ファイルの保存作業の漏れを防止したい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
・手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
・タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■注意事項
・Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールの重要度をAIで自動振り分けする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する」フローは、メール管理を効率化し、重要な情報を迅速に共有する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールですが、すべてに目を通すのは現実的ではありません。
そこで、AIを活用してメールの重要度を自動で判定し、必要な情報だけをDiscordに通知することで、チーム全体で迅速に対応すべきメールを共有できるため、業務のスピードアップと効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailのメールが多く、重要なメールを見逃しがちなビジネスパーソン
・チーム内で重要な情報を迅速に共有したい管理職やリーダー
・メール管理に時間を取られ、生産性の向上を図りたい企業のIT担当者
・Discordを活用して日常的にコミュニケーションを取っているチーム
・AIを利用した自動化ツールに興味があり、業務効率化を推進したい方
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとDiscordを連携し、重要度を通知するフローを作ってみよう
それではここから、Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Discord
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとDiscordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とAIオペレーション、Discordのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する」フローは、メール管理を効率化し、重要な情報を迅速に共有する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールですが、すべてに目を通すのは現実的ではありません。
そこで、AIを活用してメールの重要度を自動で判定し、必要な情報だけをDiscordに通知することで、チーム全体で迅速に対応すべきメールを共有できるため、業務のスピードアップと効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailのメールが多く、重要なメールを見逃しがちなビジネスパーソン
・チーム内で重要な情報を迅速に共有したい管理職やリーダー
・メール管理に時間を取られ、生産性の向上を図りたい企業のIT担当者
・Discordを活用して日常的にコミュニケーションを取っているチーム
・AIを利用した自動化ツールに興味があり、業務効率化を推進したい方
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Gmail、Discordのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Discordのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する」フローは、メール管理を効率化し、重要な情報を迅速に共有する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールですが、すべてに目を通すのは現実的ではありません。
そこで、AIを活用してメールの重要度を自動で判定し、必要な情報だけをDiscordに通知することで、チーム全体で迅速に対応すべきメールを共有できるため、業務のスピードアップと効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailのメールが多く、重要なメールを見逃しがちなビジネスパーソン
・チーム内で重要な情報を迅速に共有したい管理職やリーダー
・メール管理に時間を取られ、生産性の向上を図りたい企業のIT担当者
・Discordを活用して日常的にコミュニケーションを取っているチーム
・AIを利用した自動化ツールに興味があり、業務効率化を推進したい方
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子について
最後に、連携したGmailアドレスから上記のキーワードを含むテストメールを送信しておきましょう。
今回は以下のように、件名に「共有」というワードが入ったメールを送信しています。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻り、テストしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メールの内容が反映していればOKです。「保存する」を押して次に進みましょう！
ステップ4：AIオペレーションの設定
「テキストを生成する」をクリックしてください。
アクションを選択します。
今回はテンプレートを使っており予め選択されているので、そのまま「次へ」をクリックして進んでOKです！
プロンプトは、AIへの指示内容を自由に設定できます。
こちらも予め入力されているので、そのまま利用して問題ありません。
必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
任意で出力したい言語を入力して、テストしてください。
成功したら保存してください。
当日の予定変更という内容なので、AIが重要度を「高」と判断しました！
参考までに、以下のような内容のメールでテストすると…
重要度は「低」と判断されます。
自動で仕分けてくれて便利ですね。
ステップ5：コマンドオペレーションの設定
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
切り替え条件を指定します。
ステップ4と同様、ここもテンプレートで予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
この設定により、メールの重要度に合わせてフローの進行先(具体的にはDiscordのメッセージ内容)を切り替えることができます。
問題なければそのまま保存しましょう。
ステップ6：Discordのアクション設定
あとは重要度「高」「中」「低」に合わせてDiscordのメッセージを設定していくだけです！
このステップでは同じ設定を3回繰り返します。
最初に重要度「高」の「メッセージを送信」をクリックしましょう。
ステップ3と同様に、アクションはテンプレート通りに「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を設定します。
まず「送信先のチャンネルID」を、注釈を確認し入力してください。
次にメッセージ内容を設定します。
あらかじめ入力されていますが、文面や項目を編集・追加することも可能です。
項目を追加する際は、テキストボックスをクリックすると出てくるプルダウンから「取得した値」を選択すると簡単に設定できます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存します。
Discordにメッセージが届きました！
同じ要領で重要度「中」「低」も設定・テストし、保存してください。
テスト時は最初に使った重要度「高」のテストメールを使いまわして大丈夫です。
実際にフローボットを起動した際は、ステップ4でAIが判断した重要度に合わせて、ステップ5で設定した通りに自動で進行先が切り替わります！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailでメールを受信したらAIで重要度を振り分けてDiscordに通知する方法でした！
Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する」フローは、メール管理を効率化し、重要な情報を迅速に共有する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールですが、すべてに目を通すのは現実的ではありません。
そこで、AIを活用してメールの重要度を自動で判定し、必要な情報だけをDiscordに通知することで、チーム全体で迅速に対応すべきメールを共有できるため、業務のスピードアップと効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailのメールが多く、重要なメールを見逃しがちなビジネスパーソン
・チーム内で重要な情報を迅速に共有したい管理職やリーダー
・メール管理に時間を取られ、生産性の向上を図りたい企業のIT担当者
・Discordを活用して日常的にコミュニケーションを取っているチーム
・AIを利用した自動化ツールに興味があり、業務効率化を推進したい方
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw
Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有が迅速になります。
普段利用しているチャット上に自動でメール内容が転送されるため、情報の見落としを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで受信した重要なメールを迅速に対応したい方
・業務の効率化を図りたいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてGoogleChatを使用している企業
・Google Chatを活用して迅速な情報共有や通知管理を行いたい方
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailで通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailに通知するフローです。
まとめ
Gmailの重要度の振り分けを自動化することで、毎日大量に届くメールの中から重要なものを見つけ出す手間を低減でき、対応漏れの防止にもつながります。
優先度の高いメールに素早く対応でき、本来集中すべき業務に時間を充てられるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：通知先をDiscord以外に変更できますか？
A：
変更可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、通知先を普段お使いのチャットツールとも連携できます。
Q：特定の差出人からのメールだけを判定対象にできますか？
A：
はい、できます！
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」トリガーの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の差出人からのメールだけを判定対象にすることが可能です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：AIの重要度判定はカスタマイズできますか？
A：
はい、できます。
プロンプト内で独自の判定基準を設定することで、自社ルールに合わせた重要度判定が行えます。
たとえば「特定の差出人を優先」「件名や本文に特定キーワードが含まれる場合は高重要度」といった条件を指定可能です。
これにより、業務に即した柔軟な判定が実現します。
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