【ノーコードで実現】Gmailの重要度をAIで自動振り分けする方法

添付ファイルをストレージサービスに格納する

<span class="mark-yellow">重要度が高いと判定されたメールの添付ファイルを自動で指定のストレージサービスに格納する</span>ように設定すれば、ファイル管理の手間を削減し、必要なファイルへのアクセスも容易になります！

データベース/CRMサービスに記録する

<span class="mark-yellow">AIによる重要度判定結果を含むメール情報をデータベースやCRMサービスに自動で記録する</span>ことで、メール対応履歴の一元管理や分析が効率的に行えます！

GmailとDiscordを連携し、重要度を通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとDiscordのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とAIオペレーション、Discordのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Gmail、Discordのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からGmailを検索してください。

この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。

同様にDiscordを検索してください。任意のアカウント名と、取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとDiscordのマイアプリ連携が完了します。

※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。詳細な設定方法はこちらの記事をご確認ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔を選択します。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
‍ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。

※演算子についての詳細はこちら

最後に、連携したGmailアドレスから上記のキーワードを含むテストメールを送信しておきましょう。
今回は以下のように、件名に「共有」というワードが入ったメールを送信しています。

ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。

成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は先々のステップで活用できます！

ステップ4：AIオペレーション設定

「テキストを生成する」をクリックしてください。

アクションを選択します。今回はテンプレートを使っており予め選択されているので、そのまま「次へ」をクリックして進んでOKです！

詳細設定に移ります。こちらも予め入力されているのでそのままで大丈夫です。

任意で出力したい言語を入力して、テストしてください。

成功したら保存してください。当日の予定変更という内容なので、AIが重要度を「高」と判断しました！

参考までに、以下のような内容のメールでテストすると…

重要度は「低」と判断されます。自動で仕分けてくれて便利ですね。

ステップ5：コマンドオペレーション設定

※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。

「コマンドオペレーション」をクリック。

切り替え条件を指定します。ステップ4と同様、ここもテンプレートで予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
この設定により、メールの重要度に合わせてフローの進行先(具体的にはDiscordのメッセージ内容)を切り替えることができます。

問題なければそのまま保存しましょう。

ステップ5：Discordのアクション設定

あとは重要度「高」「中」「低」に合わせてDiscordのメッセージを設定していくだけです！このステップでは同じ設定を3回繰り返します。

最初に重要度「高」の「メッセージを送信」をクリックしましょう。

ステップ3と同様に、アクションはテンプレート通りに「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まず送信先のチャンネルIDを入力してください。

次にメッセージ内容を設定します。
あらかじめ入力されていますが、文面や項目を編集・追加することも可能です。
項目を追加する際は、テキストボックスをクリックすると出てくるプルダウンからアウトプットを選択すると簡単に設定できます。

設定が完了したらテストしてください。

成功したら保存します。Discordにメッセージが届きました！

同じ要領で重要度「中」「低」も設定・テストし、保存してください。
テスト時は最初に使った重要度「高」のテストメールを使いまわして大丈夫です。

実際にフローボットを起動した際は、ステップ4でAIが判断した重要度に合わせて、ステップ5で設定した通りに自動で進行先が切り替わります！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてDiscordに通知する方法でした！

Gmailに関するその他の自動化例

Yoomには、他にもGmailを活用して様々な業務を効率化できるテンプレートが用意されています。
ここでは、その中からいくつか便利な自動化テンプレートをご紹介します。
例えば、Gmailに届いた問い合わせ内容を自動でSlackに通知したり、スプレッドシートのリストをもとに一斉メール送信を行ったり、Zoomウェビナー後にフォローメールを自動配信したりといった自動化が可能です。
Gmailを起点にすることで、問い合わせ対応、営業活動、イベントフォローアップなど、多様な業務を効率化できます！

まとめ

Gmailの重要度振り分けを自動化することで、<span class="mark-yellow">毎日大量に届くメールの中から重要なものを見つけ出す手間を大幅に削減し、対応漏れを防ぐことができます。</span>これにより、優先度の高いメールに素早く対応でき、本来集中すべき業務に時間を充てられるようになります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！