毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してOutlookで送信する

■概要

毎週のYouTubeチャンネルレポート作成や、その内容を書類にまとめてメールで共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、指定したスケジュールでYouTubeから自動的にレポートを取得し、Google スプレッドシートで書類を作成、その後にOutlookで関係者へ送信するまでの一連の流れを自動化します。
定型的な報告業務の負担を軽減し、より重要な分析業務などに時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• YouTubeのチャンネル分析レポートを定期的に作成・共有しているマーケティング担当者の方
• 手作業でのデータ収集や書類作成に時間を取られ、分析業務に集中できていない方
• YouTubeとOutlookなどを活用した定型業務の効率化や自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせて自動で処理が実行されるため、レポート取得や書類作成、メール送信にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータの取得ミスや転記漏れ、メールの送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なレポート共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、毎週月曜の午前9時など、実行したい日時を設定します。
3. オペレーションで、データ操作・変換機能を設定し、レポートの対象期間とするために「1週間前の日付を取得」します。
4. 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定し、取得するレポートの期間などを指定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレポート情報をもとに書類を自動で作成します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して関係者へ自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、ワークフローを実行したい曜日や日時を任意で設定してください。
• データ操作・変換機能では、レポートの対象期間として取得したい日付のフォーマットなど、変換ルールを任意で設定してください。
• YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、レポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、書類の元となる雛形や発行する書類の連携、レポートデータを反映させる箇所などを任意で設定してください。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To,CC,BCC）や件名、本文の内容などを任意で設定してください。

■注意事項

• YouTube、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。