フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録して、Gmailでメールを送付する

■概要

フォームで受け付けた申し込みや予約情報を手作業でカレンダーに登録し、都度メールを作成・送付していませんか？このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでOutlookへのイベント登録とGmailでのメール通知が自動で完了するため、こうした一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報を手作業でOutlookのカレンダーに登録している方
• イベントや面談の申し込み者へ、手動でGmailから案内メールを送付している方
• フォーム受付から日程調整、連絡までの一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のカレンダー登録やメール送信が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中することができます。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、登録情報の入力ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームから取得した情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの内容をもとに作成したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションでは、イベントのタイトルや説明欄に、フォームで取得した氏名や予約内容などの情報を動的な値として設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。本文にフォームで取得した情報を埋め込み、パーソナライズされた案内メールを自動で作成することも可能です。

■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。