SmartHRとGoogle Chatを連携して、SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する方法

ステップ1：SmartHRとGoogle ドキュメント、Google Chatをマイアプリ連携

まず、SmartHRとGoogle ドキュメント、Google Chatをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からSmartHRを検索してください。
※検索結果に2つのアプリが表示された場合は、SmartHR（OAuth）をクリックしてください。

「サブドメイン」に、SmartHRのURLからサブドメイン部分を引用してください。
「https://●●●●●●.smarthr.jp」の●●部分がサブドメインです。
入力後に「追加」をクリックすると、SmartHRのマイアプリ連携が完了します。

次に、「+新規接続」からGoogleドキュメントを検索してください。

「Sign in with Google」をクリックしてサインインしてください。

サインイン後にアクセス許可を行うと、Googleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。

続いて、「+新規接続」からGoogle Chatを検索してください。
※Google Chatとの連携は、Google Workspaceを契約している場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
※検索結果に2つのアプリが表示された場合は、Google Chat（OAuth）をクリックしてください。
※Google Chat（OAuth）の連携はこちらで解説しています。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

Google Cloud Platformで取得した「Client ID」と「Client Secret」を入力してください。
その後、「登録」をクリックすると、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。

次に、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。

ステップ2：Chrome拡張機能を使用してSmartHRの情報を取得する

Chrome拡張機能を使用してSmartHRの情報を取得する設定を行います。
「従業員ページから起動」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

次のページで「SmartHR（OAuth）と連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

従業員ページのURLを「起動ページのURLサンプル」に入力し、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットにて、従業員情報が取得できているか確認しましょう。

このタイミングで、Googleドキュメントを使用し、在籍証明書の雛形を作成しましょう。今回は画像のような雛形書類を作成しました。
この後のステップにて、SmartHRから取得した情報を置換箇所に自動入力します。
置換箇所は{}で囲むことで項目を追加できます。雛形書類の詳しい作成方法はこちらをご確認ください。
準備ができたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Google ドキュメントを使用して在籍証明書を作成する

Google ドキュメントを使用して在籍証明書を作成する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。

はじめに、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。
「ドキュメントのファイルID」には、ファイルIDを入力してください。
ファイルIDはURL内の「/d/●●●●」となっている部分を引用するか、入力欄をクリックし表示された候補から雛形書類のファイルIDを選択してください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、URL内の 「/folders/●●●●」となっている箇所を引用するか、候補からフォルダIDを選択してください。
「出力ファイル名」は、任意で編集できます。今回は「姓名＿在籍証明書」というファイル名に設定しました。
ここまでの設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

次のページにて、置換設定を行います。
雛形書類の置換対象が左列、置換後が右列となっています。
右列の入力欄をクリックし、表示された候補から該当項目を選択しましょう。
全ての項目を設定したら、「テスト」をクリックしてください。
テスト後に、アウトプットとGoogle ドキュメントにて在籍証明書が発行されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Google Chatに通知する

次に、Google Chatに在籍証明書が発行されたことを通知する設定を行います。
「メッセージを送信」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「スペースのリソース名」は、注釈を参照し、対象のスペースやダイレクトメッセージのURLからリソース名を引用してください。
「メッセージ内容」は、任意で設定できます。こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されるので、任意でGoogle ドキュメントの情報を選択してください。
設定後に、「テスト」をクリックし、メッセージが送信されたことを確認してください。
テストが成功し、問題なく送信されたことが確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知することができます。

SmartHRを使ったその他の自動化例

他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する

SmartHRで更新された情報を元に、Microsoft Excelの管理台帳が自動更新されます。これにより、従業員データの一貫性が保たれ、また、管理業務の効率化が期待されます。

2. kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する

kintoneのレコード情報を基に、SmartHRへ社員情報を登録するプロセスを自動化できます。これにより、データ入力の手間を削減し、登録ミスなどのヒューマンエラー削減がサポートされます。

3. SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信する

SmartHRに新たな従業員情報が登録されると、Gmailで自動通知が送信されます。これにより、関係者への情報共有が効率的に行われ、連携強化が期待できます。

SmartHRとGoogle Chatを連携するメリットと具体例

メリット1：証明書発行の効率化と手間削減

SmartHRで在籍証明書を発行し、Google Chatに通知する仕組みを導入することで、証明書発行に関する手作業の負担軽減が期待できます。
従来、人事担当者が対応していた在籍証明書発行の依頼受理、進捗確認、完成後の通知といった工程が、プロセス全体の自動化により効率化されます。
Google Chatを活用した通知により、関係者全員が在籍証明書の発行完了をすぐに把握できるようになり、状況確認のために連絡を行う必要がなくなると予想されます。
これにより、在籍証明書発行に関するプロセスを効率化し、スムーズな業務進行がサポートされるでしょう。

メリット2：手動エラーの削減

在籍証明書の発行プロセスにおいて、手動による入力作業や確認作業の中で、記載ミスやデータ漏れが発生する可能性があります。
そこでこのアプリ連携を活用し、SmartHRに登録されたデータを元に自動で証明書が作成することで、人的ミスの防止が期待できます。
また、発行後の証明書がGoogle Chatで通知されることで、発行を知らせるメッセージの作成や送付といったタスクの削減に寄与するでしょう。
特に、大量の証明書を発行する企業では、業務の効率化と正確性が向上すると予想されます。

メリット3：リモートワーク環境での活用

リモートワークが主流となる中で、SmartHRとGoogle Chatの連携を行うことで、従業員や人事担当者がオフィスにいなくても証明書を発行できるようにサポートされます。
リモート環境だと、従業員に必要情報を伝達する際や、担当者に確認を行うために時間がかかってしまうなど、コミュニケーションにおける課題がつきものです。
そこで、このアプリ連携を導入することにより在籍証明書に関する必要な情報が自動的に通知されるため、リモートワーク環境下での業務効率化が期待できます。
特に、地方など遠隔地にいる従業員が証明書発行の進捗を把握しやすくなる点が大きなメリットと言えるでしょう。

まとめ

重要な証明書を発行するにあたって、進捗状況を都度確認したり、発行結果を連絡するために時間がかかってしまうことがあるかと思います。
そこで今回ご紹介したSmartHRとGoogle Chatを連携することにより、在籍証明書発行のプロセス効率化が期待できます。
手動作業によるエラーや手間を削減し、リモート環境でも素早く対応できるため、人事担当者の負担軽減や、従業員の確認作業の省略がサポートされます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください！