企業の成長や時代の変化とともに、従業員の管理はますます複雑になります。
特に、従業員情報の更新や共有はなくなることのない重要な業務の一つです。
これらのタスクを効率化するために、様々なツールが活用できます。
今回は、SmartHRに登録された従業員情報を自動でNotionに追加し、それをGoogle Chatで通知する方法をご紹介します。
SmartHRは人事・労務業務を効率化するための強力なツールであり、Google Chatを利用することで、チーム全員が重要な情報にアクセスできます。
連携することで情報の一貫性が保たれ、業務の効率化につながります。
では具体的に2つのアプリを連携するとどのようなメリットがあるのでしょうか?
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとNotionを併用し、従業員情報を手作業で二重管理している方
・SmartHRとNotionの連携を通じて、入社手続きに伴う情報管理を効率化したい人事・労務担当者の方
・従業員情報の登録・更新といった定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartHRとGoogle Chatを連携するメリット
メリット1:従業員情報が更新されたら自動で通知
SmartHRで従業員情報が更新されると同時にGoogle Chatで通知されます。
これにより、従業員の最新データが自動でチーム全員に共有され、情報の遅延や反映ミスを防ぐことができます。
特に、大規模な組織では手動での情報更新は手間がかかりミスが発生しやすいので、この自動化は業務の正確性を保ちつつ効率もよくなります。
また、従業員の異動や役職変更などの重要な情報がタイムリーに共有されることで、遅延なく適切な対応をとることができます。
メリット2:コミュニケーションがよりしやすくなる
SmartHRからの最新情報がGoogle Chatで素早く通知されることで、各メンバーが常に最新の状況を把握できます。
情報に基づいたスピーディな対応が可能となり、業務もスムーズに進みます。
また、従業員の入退社や異動などの重要なイベントが自動で共有されることで、チーム全体が一体感を持ちながら対応することができます。
さらに、Google Chat上でのフィードバックやディスカッションが活発になり、問題解決のスピードも向上します。
メリット3:タスク管理の効率化
新しい従業員が追加されたと同時にその情報がGoogle Chatで通知されることで、担当者はすぐに必要な対応を開始できます。
これにより、タスクが漏れたり遅れて対応することになるのを防ぎ、業務の効率が上がります。
また、タスクの進捗状況がすぐに把握できるよう他のアプリと連携していれば、チーム全体の生産性も向上します。
効率化されたタスク管理により、管理者はより戦略的で専門的な業務に集中できるようになります。
SmartHRとGoogle Chatを連携してできること
SmartHRとGoogle ChatのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたツール間の情報共有を自動化できます。
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する
SmartHRに従業員情報が登録されたあとに、Notionに追加しGoogle Chatに通知するフローです。
この連携により複数のツールの情報をまとめて追加、通知できるのでヒューマンエラーを減らし、業務が効率化します。
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとNotionを併用し、従業員情報を手作業で二重管理している方
・SmartHRとNotionの連携を通じて、入社手続きに伴う情報管理を効率化したい人事・労務担当者の方
・従業員情報の登録・更新といった定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する
SmartHRで在籍証明書が発行されたら、Google Chatに通知するフローです。
手動での通知の手間を無くし、スムーズな情報共有が可能になります。
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する
試してみる
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するフローです。
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatに通知する
SmartHRで従業員が削除されたら、、Google Chatに通知するフローです。
こちらもチーム内の情報共有を円滑に進めることを可能にします。
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatに通知する
試してみる
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
SmartHRとGoogle Chatの連携フローを作ってみよう
では早速、Yoomを使って2つのアプリを連携してみましょう!
「SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する」フローボット作成について説明します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR／Notion／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
- SmartHRとNotionとGoogle Chatをマイアプリ連携
- テンプレートコピー
- SmartHRのトリガー設定およびNotionとGoogle Chatのアクション設定
- トリガーをON
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとNotionを併用し、従業員情報を手作業で二重管理している方
・SmartHRとNotionの連携を通じて、入社手続きに伴う情報管理を効率化したい人事・労務担当者の方
・従業員情報の登録・更新といった定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:SmartHRとGoogle Chatのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリ連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
SmartHRとYoomのマイアプリ登録
まずは、使用しているSmartHRとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→SmartHRの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面はヘルプページを参照し、登録をお願いいたします。
NotionとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとNotionを併用し、従業員情報を手作業で二重管理している方
・SmartHRとNotionの連携を通じて、入社手続きに伴う情報管理を効率化したい人事・労務担当者の方
・従業員情報の登録・更新といった定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3:トリガーを設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「従業員が新たに登録されたら」を選択しましょう。
連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはそのままで次に進みます。
- トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
- テナントID→管理画面URL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」の「●●●●●●」部分です。
ここで実際に従業員情報を新しく登録しましょう。
その後フローに戻ってテスト→テスト成功となったら保存します。
ステップ4:Notionに従業員情報を格納する設定
次にアクションを設定していきます。
「従業員情報を格納する」をクリックします。
データベースIDは候補から選択してください。
追加するレコードの値は、アウトプット(取得した値)より選択してください。
進捗状況は新規登録としました。
今回は以下のように設定してみました。
ここもテスト→テスト成功になったら保存です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5:Google Chatに通知する設定
最後に、「Google Chatに通知する」を設定します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントに間違いがなければ次に進みます。
アクションはそのままで大丈夫です。
以下の画面が出ますので、必須と書かれている欄の設定を行います。
の下に注意書きがありますので、そちらを参考にして入力してください。
メッセージ内容は通知させたい内容にします。
今回は以下の通りに設定してみました。
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
SmartHRとGoogle Chatの連携フロー応用編
今回は「SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する」フローボットをご紹介しました。
従業員情報を何回も複数のアプリに転記するのは面倒ですよね。
自動化してしまえば入力の手間だけでなくミスも減らせますし、チームに共有することも忘れずに出来ます。
Yoomでは他にも、SmartHRやGoogle Chatを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。
「フォームに回答があったら、雇用契約書を作成しSmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知する」
新入社員情報の登録フォームがトリガーとなっているので、そこに入力してもらった情報をもとに雇用契約書発行などの事務手続きフローを自動化できます。
雇用契約書ができたらメールでの送信もしてくれるので、忙しい入社時期にはとても助かりますね。
フォームに回答があったら、雇用契約書を作成しSmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
入力いただいた新入社員情報をもとに雇用契約書を作成してSmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamstに通知するフローです。
SmartHRとGoogle ChatのAPIを使ったその他の自動化例
他にもSmartHRとGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
SmartHRを使った自動化の例
他のHRシステムと連携したり、SmartHRの従業員情報をデータベースに取り込んだり、データベースの情報をSmartHRに取り込んだりすることができます。
定型業務の時間を短縮し、業務を効率化しますよ。
1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Googleスプレッドシートを更新するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたらAKASHIにも登録する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも追加する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートにも追加する
試してみる
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにも従業員情報を格納するフローです。
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録する
試してみる
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するフローです。
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに登録
試してみる
SmartHRに従業員情報が登録されたら、その情報をNotionのデータベースに登録します。
YoomデータベースからSmartHRに従業員を登録
試してみる
YoomデータベースからSmartHRに従業員を登録し、招待を送付します。
kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にSmartHRの従業員情報を登録します。
Google Chatを使った自動化の例
メッセージ投稿をトリガーに他ツールへ情報やタスクの追加、またフォルダ作成を自動で行えます。
逆に、他ツールの情報が追加されたことをトリガーにGoogle Chatに通知します。
手作業でのデータ移行や情報共有の手間を省き、入力ミスや確認漏れを防ぎながら、常に最新の情報を維持できるはずです。
Google Chatでスペースに投稿された内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
Google Chatのスペースで行われる重要な議論やタスク依頼などを、後から参照するためにNotionへ手作業で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な情報の転記漏れや入力ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatのスペースにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でNotionのデータベースへ追加し、情報集約の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatでの議論やタスクをNotionで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
・複数スペースの情報を一元管理するため、Notionへの情報集約を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・手作業による情報転記での漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方
■注意事項
・Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatでファイルが投稿されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Google Chatでファイルが投稿されたら、Slackに通知する」フローは、Google Chat上で共有されたファイルを自動的にSlackに通知する業務ワークフローです。
異なるコミュニケーションツール間での情報共有をスムーズにし、重要なファイルの見逃しを防ぎます。手動での転送作業が不要になるため、チームの効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google ChatとSlackを併用しているチームのメンバー
・異なるプラットフォーム間での情報共有を効率化したい方
・ファイルの通知漏れを防ぎたい業務担当者
・コミュニケーションツールの連携を強化したいIT担当者
・チームの生産性を向上させたいプロジェクトリーダー
■注意事項
・Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
試してみる
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■注意事項
・Google Chat、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailで通知する
試してみる
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Google スプレッドシートにタスクが追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートにタスクが追加されたら、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、タスクの追加がすぐに通知されます。
手動で確認する手間が省け、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用してタスク管理を行っている方
・手動でタスクの進捗をチェックする手間を省きたい方
・迅速にタスクの追加情報を知りたい方
・Google Chat をコミュニケーションツールとして利用している方
・Google Chat を使って、チームメンバーにタスク情報をスピーディに共有したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームのタスク状況をリアルタイムに把握したい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Salesforceにリードが登録されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceにリードが登録されたら、Google Chatに通知する」フローを利用すると、リード情報が迅速に共有されます。
手作業の通知作業が不要になり、効率的に情報を管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを日常的に利用している方
・Salesforceに新しいリードが登録された際、迅速に通知を受け取りたい方
・顧客管理の効率を上げて、商談機会をスピーディに把握したい方
・Google Chatをコミュニケーションツールとして利用している企業やチーム
・Google Chatを利用しているが、リード情報を手動で共有する時間がない方
■注意事項
・SalesforceとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
まとめ
SmartHRとGoogle Chatの連携により、従業員情報の自動更新と通知が可能となり、タイムリーなコミュニケーションが活発になります。
タスク管理が効率化できる上に、チーム全体の生産性も向上します。
Yoomを使用することで、プログラミングの専門知識がなくても簡単に連携設定ができるため、誰でも簡単に始められますよ。
応用編で紹介したテンプレートを活用することで、業務に合った自動化フローを作成できます。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。
よくあるご質問
Q：特定の条件にのみ通知することはできますか？
A：
はい、できます。
その場合は、例えば2つ目のアクションの後に、「分岐」オペレーションを追加し、条件に当てはまる場合のみ、次のアクションに進める設定が可能です。
例えば「雇用形態」が「正社員」と等しい場合にのみ、次の「通知する」アクションに進めることができます。
Q：従業員情報の「更新」時にも通知は可能ですか？
A：
はい、可能です。
トリガーを「従業員が新たに登録または更新されたら」に変更してお試しください。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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