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「Smartsheetで管理しているタスクの締め切りを、Googleカレンダーにも登録したい」
「プロジェクトの進捗に合わせて、関係者のスケジュールを手動で更新するのが大変で、更新漏れも発生してしまう…」
このように、SmartsheetとGoogleカレンダーを併用する中で、二重入力の手間やヒューマンエラーといった課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで新しい行が追加されたり、情報が更新されたりした際に、その内容が自動でGoogleカレンダーの予定として登録・更新される仕組み</span>があれば、こうした面倒な手作業から解放されるでしょう。
これにより、最新の情報をチームで共有しながら、生産性の高い業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとGoogleカレンダーのAPIを連携すれば、Smartsheetのタスク情報をGoogleカレンダーの予定に自動で反映させることが可能になります。手作業による二重入力や更新漏れといった課題を解決できるでしょう。
これにより、プロジェクトのスケジュール管理が効率化され、チーム全体の生産性向上に繋がります。
ここでは具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetに新しいタスクを行として追加するだけで、その内容が自動でGoogleカレンダーに予定として作成されます。
<span class="mark-yellow">手動でのGoogleカレンダー登録の手間が削減され、タスクの締め切り忘れや予定の登録漏れを予防</span>できるでしょう。
この連携は、Smartsheetのデータを直接Googleカレンダーに連携するシンプルな構成です。
Smartsheetで担当者やステータスなど特定の条件を満たす行が作成された場合のみ、Googleカレンダーに予定を作成します。
これにより、<span class="mark-yellow">重要なタスクや特定の担当者に関連する予定だけを、自動でGoogleカレンダーに反映</span>させられます。
この連携は条件分岐の処理を含むため、より柔軟な自動化が可能です。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとGoogleカレンダーの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Smartsheet／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回はSmartsheetで行が作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「Googleカレンダー」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、任意のGoogleアカウントでログインしてください。
YoomがGoogleアカウントにアクセス権限を求める画面が表示されます。内容を確認して下にスクロールし、「続行」をクリックしましょう。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Googleカレンダーとの連携は完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、「行が作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Smartsheetと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「シートID」には、表示される候補の中から任意のIDを選択してください。
もしテスト用に使えるシートがSmartsheetで用意されていない場合は、ここで作成しておきましょう。
次に設定する「作成日時のカラムID」も、候補の中から選択してください。
ここで、Smartsheetにログインしてテスト用の行を追加しておきましょう。これでアプリトリガーを動かすための、「行が作成されたら」という条件を満たせます。
Smartsheetにテスト用の行を追加できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「取得した値」として、Smartsheetに追加された行の内容が表示されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Smartsheetで行が追加されたことをYoomが検知したら、その情報を連携させてGoogleカレンダーに予定を自動作成するアクションを設定していきます。
タイトルを任意で設定し、Googleカレンダーと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「カレンダーID」には、候補の中から自分のGoogleアカウントのメールアドレスを選択してください。
次に、以下3つの項目を取得した値から設定していきましょう。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにSmartsheetで行が作成される度、新しい行の内容がGoogleカレンダーに反映されていきます。
他の必須ではない項目も、Smartsheetから取得した値を使って設定できる箇所を設定してみましょう。
必要な設定が終わったら下にスクロールし、「テスト」ボタンをクリックしてください。
取得した値に、自動作成されたGoogleカレンダーの予定とGoogle MeetのURLが表示されていれば成功です！
実際にGoogleカレンダーにログインしてみると、Smartsheetで追加された行を反映した内容で、予定が自動作成されていますね。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでSmartsheetに新しく行が追加されたら、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるようになりました。
今回はSmartsheetからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleカレンダーからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーに新しい予定が追加されると、その情報が自動でSmartsheetに新しい行として追加します。
<span class="mark-yellow">会議やイベントなどの予定を、タスクとしてSmartsheet上で一元管理</span>可能です。
議事録の準備やフォローアップタスクなどの管理が、スムーズになるでしょう。
Googleカレンダーで特定のキーワードを含む予定や、特定の参加者がいる予定が作成された場合のみ、Smartsheetに行を追加します。
<span class="mark-yellow">プロジェクト関連の会議や重要なクライアントとの打ち合わせなど、特定の予定だけをSmartsheetに自動で集約</span>可能です。
この連携では条件分岐のオペレーションを活用することで、必要な情報だけを効率的に管理できます。
SmartsheetやGoogleカレンダーのAPIを活用することで、プロジェクト管理やスケジュール管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Smartsheetでの自動化を導入すると、データ管理や進捗確認、通知業務を効率化できます。
例えば、条件に応じた行の処理や他システムとの連携により、手作業による更新負担を減らせます。これにより、プロジェクト管理者やチームメンバーの業務効率が向上します！
Googleカレンダーによる自動化は、予定管理やタスク作成、通知フローを効率化します。
例えば、予定の追加や更新をもとにタスク作成や情報整理を行うことで、手動によるスケジュール調整の手間を減らせます。チーム全体の時間管理や業務遂行の正確性が向上するかもしれません。
SmartsheetとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報とスケジュール情報の間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの予防に繋げられます。</span>
これにより、担当者は同期された正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携できる項目を細かく設定できますか？
はい、可能です。あらかじめSmartsheetに対応する項目内容が行として追加されていれば、Googleカレンダーのアクション設定の際に、取得した値を使って「参加者」や「予定の詳細説明」などを細かく設定できます。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、オペレーション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：担当者ごとに異なるGoogleカレンダーへ予定を振り分けられますか？
はい、可能です。Smartsheetに「担当者」という列が追加されていれば、「進行先を切り替える」アクションを利用することで、異なるGoogleカレンダーへ予定を振り分けることが可能です。
ただしその場合、事前にマイアプリ連携で異なるGoogleカレンダーアカウントを複数連携させておく必要があります。
「進行先を切り替える」の設定方法
※「進行先を切り替える」は有料プランで利用可能です。
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