Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する

‍■概要

Googleフォームで受け付けた契約書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、手作業でkintoneへ転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された契約書をOCRで自動で読み取り、kintoneへ情報を追加することが可能になります。手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとkintoneを連携させ、データ入力業務を効率化したいと考えている方
• 契約書などの書類からkintoneへの手入力作業に多くの時間を費やしている担当者の方
• データ転記の際の入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信からkintoneへの登録、通知までを自動化し、一連の作業にかかる時間を短縮します。
• OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付された契約書ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」でファイル内のテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を任意のアプリに登録します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Outlookからの通知メールでは、送信先を自由に設定できるだけでなく、本文にkintoneへ登録した情報など、前段のオペレーションで取得した内容を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。