Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してBoxに格納する

■概要

フォームで受け付けた依頼内容から請求書を発行し、クラウドストレージに格納するといった作業は手間ですよね。
この定型的なプロセスは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelで請求書を発行し、Boxに格納までを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受けた依頼をもとに、手作業で請求書を発行しているご担当者の方
• Microsoft ExcelとBoxを活用した書類管理業務を効率化したいと考えている方
• 請求書発行における手作業での転記ミスや、格納漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に請求書発行から格納までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 入力内容の間違いや請求書の格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Googleフォーム、Microsoft Excel、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した請求書を発行します。
4. オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した請求書を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
• Microsoft Excelでの書類発行では、使用する請求書の雛形ファイルを指定し、フォームから取得した値を雛形に埋め込みます。
  発行するファイル名や格納場所も設定可能です。
• Boxへのファイルアップロードでは、アップロード先のフォルダやファイル名を、取得した値を用いて自由に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
  一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なります。
• Microsoft Excelの請求書の雛形を準備する必要があります。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765‍
• Microsoft Excelの雛形書類の連携については、下記の「各項目について」をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081