Gmailの添付ファイルをGeminiで分類し、Goole Driveのフォルダに格納する
Gmailの添付ファイルをGeminiで分類し、Goole Driveのフォルダに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gemini
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Gmailに届く請求書や領収書などの添付ファイルを、都度確認して手作業でフォルダに格納する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、保存先の指定ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをGeminiが自動で分類し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書や領収書を手動でフォルダ分けしている経理・バックオフィス担当者の方
- AIを活用して書類管理業務を自動化し、業務の正確性と効率を高めたいと考えている方
- GmailとGoogle Driveを日常的に利用しており、手作業でのファイル管理を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにファイル付きのメールが届くと自動で処理が実行されるため、書類の確認や分類、保存にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による書類の分類ミスや、Google Driveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、添付ファイルの有無によって処理を分けるために「分岐」を設定します。
- 添付ファイルがある場合、OCR機能で画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- 次に、Geminiのアクションを設定し、読み取った情報をもとに書類の種類（領収書、名刺など）を判別させます。
- Geminiの判別結果に応じて「進行先切り替え」を設定し、書類の種類ごとに処理を分岐させます。
- 最後に、分岐したそれぞれのルートでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「領収書」など、自動化の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- オペレーション内の分岐設定では、添付ファイルの有無やファイル形式など、業務に合わせた条件を任意で設定できます。
- 進行先を切り替える設定では、Geminiに判別させたい書類の種類（例：「請求書」「名刺」「見積書」など）を自由に追加・変更できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、書類の種類に応じた格納先フォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐/進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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