フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

取引先からの請求書や、従業員からの経費申請など、フォーム経由でのファイル提出は多くの業務で発生します。しかし、受け取ったファイルを都度ダウンロードし、指定のフォルダに格納して関係者に通知する作業は手間がかかるだけでなく、本来の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームでファイルが送信されると、自動でMicrosoft SharePointに格納し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じている管理部門のご担当者の方
• Microsoft SharePointやMicrosoft Teamsを情報共有に利用しており、手作業での連携に非効率を感じている方
• 申請書や報告書など、ファイル授受に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルが送信されると、自動で指定の場所に格納し通知まで完了するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの格納漏れや格納場所の間違い、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、添付ファイルを受け取るためのフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定します。トリガーのフォームで受け取ったファイルをアップロードするように指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ファイルが格納されたことを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、ファイル添付欄に加えて、氏名や用件など必要な入力項目を任意で追加、編集することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文にフォームで入力された内容やアップロードしたファイルの情報を組み込んで、カスタマイズすることも可能です。

■注意事項‍

• Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。