フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納しMicrosoft Teamsに通知する

No items found.

■概要

取引先からの請求書や、従業員からの経費申請など、フォーム経由でのファイル提出は多くの業務で発生します。しかし、受け取ったファイルを都度ダウンロードし、指定のフォルダに格納して関係者に通知する作業は手間がかかるだけでなく、本来の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームでファイルが送信されると、自動でMicrosoft SharePointに格納し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • フォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じている管理部門のご担当者の方
  • Microsoft SharePointやMicrosoft Teamsを情報共有に利用しており、手作業での連携に非効率を感じている方
  • 申請書や報告書など、ファイル授受に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォームにファイルが送信されると、自動で指定の場所に格納し通知まで完了するため、手作業の時間を短縮できます。
  • 手作業によるファイルの格納漏れや格納場所の間違い、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、添付ファイルを受け取るためのフォームを作成します。
  3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定します。トリガーのフォームで受け取ったファイルをアップロードするように指定します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ファイルが格納されたことを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • フォームトリガー機能では、ファイル添付欄に加えて、氏名や用件など必要な入力項目を任意で追加、編集することが可能です。
  • Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文にフォームで入力された内容やアップロードしたファイルの情報を組み込んで、カスタマイズすることも可能です。

■注意事項

  • Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
フォームの回答をもともにMicrosoft SharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Outlookに送信するフローです。YoomフォームとMicrosoft SharePoint、Outlookを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft SharePointにファイルのダウンロードとOutlookに送信されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。‍
SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
SPIRALで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。業務担当者はより付加価値の高い業務に集中することができ、業務効率が向上して生産性向上に繋がります。‍
@pocketで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。作業負担が大幅に軽減され業務の効率化を図ることができます。余った時間を他の業務に活用することができるため、生産性向上にも貢献します。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint
を使ったテンプレート
フォーム
を使ったテンプレート
Microsoft Teams
Microsoft Teams
を使ったテンプレート
使用しているアプリについて
Microsoft SharePoint
YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。
詳しくみる
テンプレート
フォーム
テンプレート
Microsoft Teams
YoomではMicrosoft TeamsのAPIをノーコードで活用することができます。TeamsとYoomを連携することで、Teamsへの通知を自動化したり、Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる