Outlookで受信した請求金額を現在の為替レートに変換してMicrosoft ExcelとSlackに追加・通知する
Outlookで受信した請求金額を現在の為替レートに変換してMicrosoft ExcelとSlackに追加・通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
海外との取引で、Outlookで受信する外貨建ての請求書処理に手間を感じていませんか。都度為替レートを確認し、手計算で日本円に換算してMicrosoft Excelに入力し、Slackで関係者に共有する、といった一連の作業は入力ミスなども発生しやすく、負担の大きい業務です。このワークフローを活用すれば、請求金額の抽出から為替レートの変換、Microsoft Excelへの記録、Slackへの通知までの一連の業務を自動化し、請求書処理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る外貨建て請求書の処理を自動化したい経理担当者の方
- Microsoft ExcelとSlackでの情報管理や共有を手作業で行っている方
- 為替レートの確認や手計算によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、為替レートの計算からMicrosoft Excelへの転記、Slack通知までが自動で実行されるため、作業時間を短縮できます。
- 手作業による計算間違いや、データ転記の際の入力ミス・記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から請求金額などの情報を抽出します。
- 続いて、ブラウザを操作するオペレーションで、Webサイトから現在の為替レート情報を取得します。
- 計算処理のオペレーションで、抽出した請求金額と取得した為替レートを基に日本円の金額を算出します。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、算出した金額などの情報を指定のファイルに追記します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelへのレコード追加では、アウトプットしたい項目に応じて、固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した請求金額や為替レートなどの情報を変数として埋め込んだりといったカスタマイズが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft Excel、SlackのそれぞれをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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特定の件名のメールを受信したら
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フローボットオペレーション
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