Zendeskでチケットが更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zendeskで管理しているチケットが更新されるたびに、手動でMicrosoft Teamsに通知する作業は手間がかかるだけでなく、重要な連絡の遅延や漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Zendeskでチケットが更新された際に、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動でメッセージを送信し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskのチケット更新の確認や、Microsoft Teamsへの通知を手作業で行っている方
• チケットの更新情報をチームに迅速かつ確実に共有し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
• カスタマーサポートや開発チーム内の情報連携を効率化したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskのチケット更新を検知し自動で通知するため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
• 手動でのコピペや通知作業が不要になるため、通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定し、監視したいチケットの条件を指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、更新されたチケットの情報を任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知は、任意のチームやチャネルに設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Zendeskのトリガーで取得したチケットIDや件名、担当者などの情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。

■注意事項‍

• ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。