Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが投稿されたら、Zendeskにチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルに寄せられる問い合わせや依頼を、都度Zendeskへ手作業で起票するのは手間ではないでしょうか。この作業は、見落としや転記ミスが発生しやすく、顧客対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに、投稿内容からAIが情報を抽出しZendeskへ自動でチケットを作成できます。これにより、対応漏れやヒューマンエラーを防ぎ、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受けた問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
• 社内ヘルプデスクの依頼をMicrosoft TeamsとZendeskで運用している情報システム担当者の方
• 問い合わせの一次対応を自動化し、チームの対応速度を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からZendeskのチケット作成までが自動化され、手作業での起票にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、問い合わせ内容の入力漏れやコピペミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Teamsの投稿内容から件名や担当者名などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を利用してチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象となるチームIDやチャネルIDを任意で指定してください。また、フローの起動間隔も設定可能です。
• AI機能でテキストからデータを抽出するアクションでは、Teamsの投稿内容をテキストとして指定し、問い合わせ内容や担当者名など、チケット作成に必要な項目を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZendeskとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。