Salesforceで商談フェーズが更新されたら、Microsoft Excelで書類を作成する

■概要

Salesforceで商談が特定のフェーズに進んだ際、都度Microsoft Excelで見積書や請求書を作成する作業に手間を感じていませんか？この定型業務は、手作業による情報転記が多いため入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすく、注意が必要です。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけに、Microsoft Excelの書類作成が自動化され、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの更新後、手作業でMicrosoft Excelの書類を作成している営業担当者の方
• 営業チームから依頼される見積書や請求書などの作成業務を効率化したい営業事務の方
• SalesforceとMicrosoft Excelを用いた営業プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談情報が更新されると自動で書類が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• Salesforceのデータを基に書類が自動生成されるため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談フェーズ（例：「受注」）の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」を設定し、書類作成に必要な商談情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を元に書類を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガーや分岐機能において、自動化を開始したい商談のフェーズを任意で設定してください。
• Microsoft Excelで書類を発行するアクションでは、事前に用意したテンプレートに対し、Salesforceから取得した顧客名や金額などの動的な値を埋め込む設定が可能です。

■注意事項

• SalesforceとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。