■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容をもとに手作業でMicrosoft Excelの請求書を作成し、Google Driveへ格納する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで請求書の発行からGoogle Driveへの格納までが自動で完結するため、こうした課題を解消して業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームをもとに、手作業で請求書を発行している経理や営業担当者の方
- Microsoft Excelでの書類作成やGoogle Driveへの格納作業に時間を費やしている方
- 請求書発行業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から請求書発行、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや宛名の誤記といったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、請求書作成に必要な情報（宛名・金額・品目など）を取得するよう、質問項目や回答形式を自由に設定できます。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
- Google Driveのオペレーションでは、格納先フォルダやファイル名などを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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