■概要
OneDriveにアップロードした画像情報をもとに、手作業でMicrosoft Excelに転記して契約書を作成し、関係者に通知する業務は手間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへの画像アップロードをきっかけに、OCRでの情報読み取りからMicrosoft Excelでの契約書発行、Discordへの通知までを自動化し、書類作成に関わる一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Excelで契約書発行を行っており、手作業に手間を感じている方
- OCRを活用したデータ入力の自動化や、書類作成プロセスの効率化に関心がある方
- 作成した書類の共有をDiscordで行っており、通知業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードから書類発行、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRによる自動データ抽出と転記を行うことで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像ファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、書類を発行機能で「Microsoft Excelで書類を発行する」を設定し、OCRで読み取った情報を基に契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」を設定し、発行した契約書ファイルを指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、契約書のもとになる画像ファイルがアップロードされる任意のフォルダを指定してください。
- OCR機能では、画像ファイルから抽出したい項目（例：会社名、金額など）を自由に設定することが可能です。
- 書類を発行する機能では、お使いのMicrosoft Excelの契約書雛形を設定し、OCRで取得した情報をどのセルに反映させるかなどを自由に指定できます。
- Discordへの通知では、通知先のチャンネルを指定でき、書類情報などを変数として組み合わせて作成可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OneDrive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
