OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りSalesforceのカスタムオブジェクトに追加する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を確認し、手作業でSalesforceへ入力する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が内容を読み取り、Salesforceのカスタムオブジェクトへ自動でデータが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとSalesforce間のデータ転記作業を、手作業で行っている方
• 紙やPDF書類の情報をSalesforceで管理しており、入力ミスや漏れをなくしたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルがアップロードされると、Salesforceへのデータ登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、特定の条件に応じて処理を分ける「分岐する」アクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
6. 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい書類に応じて、件名や顧客名、担当者名、金額など、テキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。
• Salesforceにレコードを作成するオペレーションでは、カスタムオブジェクトのどの項目に、OCR機能で読み取ったどの情報を登録するかを自由に紐付けられます。

■注意事項

• OneDrive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションおよびSalesforceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。