Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Gmailでメールを送信する
Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Gmailでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OpenAI
と
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveにアップロードされた報告書や議事録の内容を確認し要約を作成して関係者にメールで共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google DriveへのファイルアップロードをきっかけにOpenAIが自動でファイル内容を要約し、その結果をGmailで指定のアドレスに送信します。手作業による情報共有の手間を省き、迅速な情報伝達を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでドキュメントを共有しており、内容の確認や要約作成を効率化したい方
- OpenAIを活用して、議事録や報告書などの長文コンテンツの要約業務を自動化したい方
- 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後は、要約からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、メール作成時の宛先・内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、OpenAI、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、OpenAIのアクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロード後、一連の処理（スレッド作成、メッセージ追加、アシスタント実行）を行い、要約を生成させます。
- AIの処理時間を考慮し、「待機機能」を挟んだ後、OpenAIの「スレッドの最新の会話を取得」で要約結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した要約内容を本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OpenAIのオペレーションでは、アシスタントに与える指示（メッセージ内容）を任意で設定できます。「100文字程度で要約してください」や「重要なポイントを3つ挙げてください」など、目的に応じた要約の生成が可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文には、前段のオペレーションでOpenAIが生成した要約結果を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Google Drive、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- OpenAIで作成したアシスタントを使用して、画像解析する方法の詳細は「OpenAIで作成したアシスタントを使用して、画像解析する方法」をご覧ください。
- 「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
テキストを生成（非推奨）
テキストから画像を生成する
ファイルをアップロード
アシスタントを作成（アシスタントAPI v2）
スレッドを作成（アシスタントAPI v2）
スレッドにメッセージを追加（アシスタントAPI v2）
アシスタントを実行（アシスタントAPI v2）
スレッドの最新の会話を取得（アシスタントAPI v2）
ベクターストアを作成（アシスタントAPI v2）
ベクターストアにファイルを追加（アシスタントAPI v2）
ベクターストアを削除（アシスタントAPI v2）
実行ステータスを確認する（アシスタントAPI v2）
テキストの生成（Chat completion）
web検索を実施（レスポンスAPI）
モデルレスポンスを生成（レスポンスAPI）
モデルレスポンスを取得（レスポンスAPI）
モデルレスポンスを削除（レスポンスAPI）
モデルレスポンスのキャンセル（レスポンスAPI）
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
テキストを生成（非推奨）テキストから画像を生成するファイルをアップロードアシスタントを作成（アシスタントAPI v2）スレッドを作成（アシスタントAPI v2）スレッドにメッセージを追加（アシスタントAPI v2）アシスタントを実行（アシスタントAPI v2）スレッドの最新の会話を取得（アシスタントAPI v2）ベクターストアを作成（アシスタントAPI v2）ベクターストアにファイルを追加（アシスタントAPI v2）ベクターストアを削除（アシスタントAPI v2）実行ステータスを確認する（アシスタントAPI v2）テキストの生成（Chat completion）web検索を実施（レスポンスAPI）モデルレスポンスを生成（レスポンスAPI）モデルレスポンスを取得（レスポンスAPI）モデルレスポンスを削除（レスポンスAPI）モデルレスポンスのキャンセル（レスポンスAPI）モデルレスポンスの一覧を取得（レスポンスAPI）動画を生成音声をテキストに変換画像を加工する画像を加工する（GPT Image モデル）画像を加工する（File ID使用）ファイルをアップロード（用途別）
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
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