Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Gmailでメールを送信する

■概要

Google Driveにアップロードされた報告書や議事録の内容を確認し要約を作成して関係者にメールで共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google DriveへのファイルアップロードをきっかけにOpenAIが自動でファイル内容を要約し、その結果をGmailで指定のアドレスに送信します。手作業による情報共有の手間を省き、迅速な情報伝達を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでドキュメントを共有しており、内容の確認や要約作成を効率化したい方
• OpenAIを活用して、議事録や報告書などの長文コンテンツの要約業務を自動化したい方
• 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロード後は、要約からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、メール作成時の宛先・内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、OpenAI、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、OpenAIのアクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロード後、一連の処理（スレッド作成、メッセージ追加、アシスタント実行）を行い、要約を生成させます。
5. AIの処理時間を考慮し、「待機機能」を挟んだ後、OpenAIの「スレッドの最新の会話を取得」で要約結果を取得します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した要約内容を本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIのオペレーションでは、アシスタントに与える指示（メッセージ内容）を任意で設定できます。「100文字程度で要約してください」や「重要なポイントを3つ挙げてください」など、目的に応じた要約の生成が可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文には、前段のオペレーションでOpenAIが生成した要約結果を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項‍

• Google Drive、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• OpenAIで作成したアシスタントを使用して、画像解析する方法の詳細は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9515440
• 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。