Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、Perplexityで要約後、Outlookでメールを送信する

■概要

Google Driveにアップロードされた報告書や議事録などを確認し、要約を作成してメールで共有する定型業務に時間を要していませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の転記ミスや見落としにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでの文字抽出からPerplexityによる要約、Outlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存される書類の内容確認と共有作業に手間を感じている方
• PerplexityなどのAIを活用し、手作業での情報要約業務を効率化したい方
• Outlookでの定型的なメール報告を自動化して、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから要約作成、メール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やす時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、要約時の内容の見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Perplexity、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」を選択し、抽出したテキストを要約するよう設定します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を選択し、生成された要約を本文に含めたメールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定できます。
• OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分からテキストを抽出するかなど、抽出項目を任意でカスタム設定することが可能です。
• Perplexityでのテキスト生成では、OCRで抽出したテキストを変数として使用し、要約の形式などを指示するプロンプトも自由に設定できます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先を自由に指定できるほか、件名や本文にPerplexityで生成した要約などの変数を埋め込めます。

■注意事項

• Google DriveとPerplexity、OutlookをそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。