Microsoft Teamsに特定条件に合う議事録が投稿されたら、Zendeskに自動でチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsで共有された議事録の内容を、都度Zendeskに手作業でチケットとして起票するのは手間がかかり、また対応漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定条件に合う議事録が投稿された際に、Zendeskへ自動でチケットを作成することが可能となり、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで議事録を共有し、Zendeskでタスク管理を行っている担当者の方
• 手作業によるチケット作成に時間を要し、他の重要な業務への集中が難しいと感じている方
• 議事録からのタスク起票漏れを防ぎ、対応の迅速化と確実性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの議事録投稿を起点として、Zendeskへのチケット作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 自動処理によって、議事録の内容に基づいたチケット作成の漏れや入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、送信されたメッセージが特定の条件（例：特定のキーワードを含むなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. さらに、オペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から、チケット作成に必要な情報（例：タスク内容、期限、担当者など）を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いてZendeskにチケットを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動する対象のチームIDやチャネルIDを任意で設定でき、フローの起動間隔も柔軟に調整することが可能です。
• 分岐機能の設定では、Microsoft Teamsのメッセージ内容や投稿者情報などのアウトプットを利用して、チケットを作成する具体的な条件をユーザーの運用に合わせてカスタムできます。
• AI機能を用いたデータ抽出設定では、議事録の記載形式に応じて、抽出するテキストや抽出項目（例：対応事項、担当者名、納期など）を固定値や他のアクションのアウトプットを活用して詳細に設定できます。
• Zendeskのチケット作成設定では、先行するオペレーションで取得したアウトプット（抽出されたデータなど）を組み込み、チケットの件名や詳細内容、優先度などを動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。