Zoomでミーティングが終了したらAIで録画ファイルのダウンロードURLを含めたミーティングの概要を作成してSalesforceで商談レコードを作成する

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、録画ファイルの共有や議事録作成、そしてSalesforceへの情報入力といった一連の作業に追われていませんか？
これらの定型業務に時間を取られ、本来集中すべきコア業務が後回しになることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、AIが録画URLを含む概要を作成します。
さらに、Salesforceへ自動で商談レコードを作成するため、業務の効率向上が目指せるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZoomとSalesforceを利用している中で、ミーティング後の情報共有や入力作業に課題を感じる方
• AIによる議事録作成や要約に興味があり、手作業での記録作成を効率化したい方
• 会議後のフォローアップ業務を自動化し、生産性の向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の録画URL取得、AIによる概要作成、Salesforceへのレコード作成が自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による情報入力の漏れや誤りを防ぎ、Salesforceへの正確なデータ登録を実現することで、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
2. トリガーとしてZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画ファイルの情報を取得します。
4. 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したレコーディング情報などをもとにAIでミーティングの概要を作成します。
5. 最後に、Salesforceの「商談オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、作成されたミーティング概要や録画URLなどの情報を用いてSalesforceに新しい商談レコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成する」では、AIに指示するプロンプト内で、前のステップで取得したZoomミーティングの議題や参加者、録画ファイルのURLといった情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた動的なミーティング概要を作成できます。
• 「商談オブジェクトのレコードを作成」では、AIが生成したテキストやZoomから取得した情報を変数として設定することで、内容を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  • 詳細はこちらをご参照ください。
    
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。