■概要
Re:lationでの顧客対応状況やチケットのステータス変更を、都度Microsoft Excelに手入力で反映させる作業は、手間がかかり更新漏れのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に多くの情報を扱う場合、その負荷は小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Re:lationでチケットのステータスが変更された際に、Microsoft Excelの対応するレコードを自動で更新できるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Re:lationとMicrosoft Excel間で、顧客対応の進捗を手作業で管理している担当者の方
- チケットのステータス変更をリアルタイムに近い形でMicrosoft Excelに反映させたいチームの方
- 手作業によるデータ転記ミスを減らし、顧客情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Re:lationのチケットステータスが更新されると、自動でMicrosoft Excelのデータが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手作業による情報更新が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Re:lationとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてRe:lationを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定することで、チケット情報に変化があった際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：チケットのステータスが「対応完了」に変更された場合など）に合致した時のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、Re:lationのチケット情報に基づいて、指定したMicrosoft Excelファイル内の該当レコード情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Re:lationのトリガー設定では、連携対象となるご利用のサブドメインや、特定の受信箱IDを任意で設定してください。これにより、監視したい範囲を絞り込めます。
- 分岐機能の設定では、どのような条件のチケット更新をMicrosoft Excelへの更新対象とするか、例えば特定のステータスへの変更や、特定のタグが付与された場合など、詳細な分岐条件を任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを更新するアクションでは、更新対象のファイル、シート、そしてどの列の情報をキーとしてレコードを特定し、どの列にRe:lationのどの情報を反映させるかといったマッピング情報を任意で設定してください。
■注意事項
- Re:lation、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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