Notionにページが作成されたら承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
Notionにページが作成されたら承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Notionで作成したドキュメントや議事録を関係者に共有する際、承認依頼やメールでの通知を手作業で行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Notionにページが作成されると自動で承認依頼を送信し、承認後にはOutlookでメールを送信する一連のプロセスを自動化でき、情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成したページの承認フローや関係者への共有を効率化したい方
- 手動での承認依頼やOutlookでのメール送信に手間やミスを感じている方
- NotionとOutlookを連携させ、情報共有のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへのページ作成を起点に、承認依頼からメール通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認後のメール送信などを自動化することで、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでNotionのページ情報を取得し、分岐機能で条件を設定します
- 続けて、オペレーションで担当者への対応依頼やOutlookでのメール送信、Google スプレッドシートへのレコード追加などを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、自動化の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Notionから取得したページタイトルやプロパティの情報などをもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- 担当者に対応依頼を送るオペレーションでは、依頼する担当者や依頼メッセージの内容などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートに処理内容を記録する場合、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定できます。
■注意事項
- Notion、Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
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データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
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行が更新されたら
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メールを受信したら
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フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたら【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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