kintoneでレコードが登録されたら、RPAで基幹システムに登録し、Gmailで通知する

■概要

kintoneで管理している情報を基幹システムへ手作業で転記する際、入力の手間やミスの発生に課題を感じていませんか。また、転記後の関係者への連絡も、漏れなく迅速に行う必要があります。このワークフローは、kintoneへのレコード登録をきっかけに、RPA機能が基幹システムへ情報を自動で入力し、完了後にはGmailで関係者へ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneと基幹システム間のデータ転記を手作業で行っている方
• RPAを活用して、Web上のシステムへのデータ入力を自動化したい方
• データ登録後の関係者への報告漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへの登録から基幹システムへの転記、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
• 手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
3. 3.続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコード情報を取得します。
4. 4.次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザ操作オペレーション」を設定し、取得した情報を基幹システムへ自動で入力するよう設定します。
5. 5.最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に処理が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailで送信する通知メールの件名や本文は、業務内容に合わせて自由に編集することが可能です。
• メール本文にkintoneから取得したレコード情報（顧客名や案件IDなど）を差し込むことで、より具体的な内容を関係者に通知できます。
• 通知先のメールアドレスは、担当者個人だけでなく、関係部署のメーリングリストなど任意のアドレスに設定できます。

■注意事項

• kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。