GmailでPNG画像ファイルを受信したら、JPG画像ファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する

■概要

日々の業務でGmailに送られてくるPNG画像ファイル、その都度JPG形式に変換し、Microsoft Teamsへ手動で転送する作業に手間を感じていませんか。こうした繰り返し作業は、他の重要な業務への集中を妨げる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPNGファイルをJPGファイルへ自動で変換し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ転送する一連の流れを自動化でき、手作業による負担やミスを減らして業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する画像ファイルの形式変換と共有に時間を要している方
• Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームの方
• ファイル形式の変換や転送作業のミスをなくし、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの特定メール受信をトリガーに、ファイル変換からMicrosoft Teamsへの通知まで自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアプリ間のコピー＆ペーストが不要になるため、変換ミスや転送漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理を開始する条件を定義します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、受信メールにPNGファイルが添付されているかなどの条件に応じて処理を分岐させます。
4. 条件に合致した場合、オペレーションのRPA機能でブラウザを操作し、PNGファイルをJPGファイルへ変換します。
5. 次に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで変換したJPGファイルを指定の場所に保存します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、アップロードされたJPGファイルと任意のメッセージを指定チャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理対象とするメールのラベルを任意で指定できます。これにより、特定のプロジェクトや送信者からのメールのみを自動化の対象とすることが可能です。
• RPA機能では、画像変換に使用するWebページやブラウザ上での操作内容を任意で設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダを任意で指定できます。プロジェクトごとや日付ごとに整理されたフォルダ構成に合わせた保存が可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルやチームを任意で選択できます。また、送信するメッセージ本文は固定値だけでなく、フローの前段階で取得したファイル情報や送信者情報などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。