Gmailで特定のPDFファイルを受信したら、JPG画像ファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する

■概要

日々の業務でGmailに届く大量のメール、特に特定のPDFファイルを探し出し、手作業でJPGに変換してMicrosoft Teamsに共有する作業は、時間も手間もかかりませんか？このような定型的ながらも重要な作業が、他の業務を圧迫することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、自動でJPG画像ファイルに変換しMicrosoft Teamsへ転送する一連の流れを自動化でき、手作業による負担やミスを減らし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するPDFファイルの変換と共有作業に時間を取られている方
• Microsoft Teamsを利用し、チーム内での迅速な情報共有を重視している方
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からMicrosoft Teamsへのファイル転送までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を削減できます。
• ファイル形式の変換や転送先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能：分岐する」を設定し、例えばメールにPDFファイルが添付されているか、特定の条件を満たす場合にのみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションで「データ抽出機能：データを抽出する」を設定し、メールの件名、本文、添付ファイル名など、後続の処理で利用する情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションで再度「分岐機能：分岐する」を設定し、抽出した情報（例：ファイル名が特定のパターンに一致するなど）に基づいて、ファイル変換処理を実行するかどうかを判断します。
6. 次に、オペレーションで「RPA機能：ブラウザを操作する」を設定します。Gmailで受信したPDFファイルを対象に、ブラウザを操作してPDFファイルからJPG画像ファイルへの変換処理を自動で行います。
7. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPA機能によって変換されたJPG画像ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
8. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードされたJPG画像ファイルや関連情報を、指定したチャネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定することが可能です。
• 分岐機能の設定では、前段階で取得したメールの情報（件名、送信者、添付ファイルの有無など）を基に、後続のオペレーションを実行するための詳細な条件を任意で設定できます。
• データ抽出機能では、抽出対象として前段階で取得したメールの情報を変数として設定し、本文中の特定箇所やファイル名など、抽出したい項目を任意で指定可能です。
• RPA機能の設定では、PDFからJPGへの変換を行うための具体的なブラウザ操作（例：特定のWebサイトへのアクセス、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリック、ダウンロードなど）を任意で設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、変換後のJPG画像ファイルを保存するフォルダを任意で指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。