Outlookでアンケート結果を受信したら、AIで分析してMicrosoft Excelにレコードを追加する

■概要

アンケート結果がOutlookに届くたび、その内容を確認し、手作業で分析、そしてMicrosoft Excelへ転記する作業に時間を取られていませんか。また、手作業による分析や入力では、どうしてもミスが発生しやすくなります。このワークフローを利用すれば、Outlookでアンケート結果を含むメールを受信するだけで、AIによる分析からMicrosoft Excelへのレコード追加までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するアンケート結果の処理を効率化したいと考えている担当者の方
• AIを活用してアンケートデータの分析を自動化し、精度向上を目指す方
• Microsoft Excelへのデータ入力作業の負担を軽減し、ミスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からAI分析、Microsoft Excelへの記録までが自動化され、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータ転記や分析の際の入力間違い、解釈のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Gemini、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、アンケート結果が記載されたメールを検知するようにします。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文からアンケートの回答内容を分析します。
4. 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、アンケート結果の分析を行います。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のファイル・シートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、アンケート結果のメールが格納されるフォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定できます。
• AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、メール本文の内容など前段階で取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
• Geminiのオペレーションでは、コンテンツを生成するためのプロンプトを任意で設定でき、こちらも前段階で取得した情報を活用して、より詳細な分析指示などを出すことができます。
• Microsoft Excelのオペレーションでは、記録対象とするファイル名やシート名を指定できるほか、どの列にAIの分析結果を割り当てるか、あるいは固定の値を入力するかなど、出力内容を柔軟に設定できます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。