フォームに送信された商談メモをもとにAIで次回アプローチを作成し、Microsoft Excelに追加する

■概要

フォームに送信された商談メモを都度確認し、次回のアプローチ内容を考えてMicrosoft Excelに転記する作業は、手間がかかりますよね。その作業によって、本来の営業活動の時間を圧迫していませんか。また、手作業による転記ミスやアプローチ内容の質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームからの商談メモをAIが分析し、次回のアプローチ案を自動で生成、Microsoft Excelへ記録するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた商談メモの管理と次回アクション考案に時間を要している営業担当者の方
• AIを活用して営業アプローチの質を向上させたいと考えているマネージャーの方
• Microsoft Excelへのデータ手入力によるミスや作業負荷を軽減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後の商談メモ確認から次回アプローチ作成、Microsoft Excelへの記録までを自動化し、手作業に費やしていた時間を営業活動などのコア業務に充てることができます。
• AIが商談メモに基づいたアプローチ案を生成するため、内容の標準化が図れ、手作業によるヒューマンエラーや記録漏れのリスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、例えば「毎日定時に起動」や「1時間ごとに起動」など、フローを起動したいタイミングを設定します。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームから連携された商談メモの情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した商談メモの内容を基に次回のアプローチ内容を生成するようAIに指示します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された次回アプローチ内容を指定のファイル・シートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceからレコードを取得する際に、対象となるオブジェクトや、取得するレコードの条件（例：特定のステータスの商談メモのみ、特定期間内に作成されたメモなど）を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、商談メモからどのような次回アプローチを作成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をユーザーの目的や営業戦略に合わせてカスタマイズしてください。例えば、特定の商品を提案する内容にする、相手の課題に寄り添った文面にするなどの調整が可能です。
• Microsoft Excelへレコードを追加する際に、どのファイルのどのシートに、どの列へ何の情報を追加するか（例：A列に顧客名、B列に商談日、C列にAIが生成した次回アプローチなど）を任意で設定してください。

■注意事項‍

• Salesforce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。