Chatworkに特定条件の名刺情報が投稿されたら、Sansanに登録する

■概要

Chatworkで共有された名刺情報を、都度Sansanへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この作業は重要でありながらも時間がかかり、入力ミスも起こりやすいものです。このワークフローを活用すれば、Chatworkに特定条件の名刺情報が投稿された際に、AIが情報を抽出しSansanへ自動で登録するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkで名刺情報を受け取り、Sansanへの登録を手作業で行っている方
• 名刺情報の入力作業にかかる時間を削減し、他の業務に集中したい方
• 手作業によるデータ入力ミスを減らし、顧客情報の正確性を高めたい営業担当者

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿を起点にSansanへの名刺登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ入力の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：メッセージに「名刺情報」というキーワードが含まれるなど）で処理を分岐させます。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ本文から会社名、氏名、メールアドレスなどの名刺情報を抽出するように設定します。
5. 最後に、オペレーションでSansanを選択し、「名刺データを登録」アクションを設定し、抽出した情報をもとにSansanへ名刺データを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、Chatworkのメッセージから抽出したい名刺情報の項目（例：会社名、部署名、役職、氏名、電話番号、メールアドレスなど）や、抽出を指示する内容を任意で調整してください。
• 分岐機能の設定では、どのようなメッセージを受信した場合にSansanへの登録処理を実行するかの条件を、業務に合わせてカスタムしてください。（例：特定のルームへの投稿、特定のキーワードを含むメッセージなど）
• Sansanに名刺データを登録するアクションでは、AI機能で抽出した情報を変数としてマッピングするだけでなく、固定値を入力したり、特定の情報を付加したりすることも可能です。

■注意事項‍

• Chatwork、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Sansan】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。