クラウドサインで書類が締結されたら、書類情報を取得してSansanに登録する

■概要

クラウドサインで大切な契約が締結された後、その情報を手作業でSansanに入力するのは手間がかかり、時には入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結後に、自動で書類情報を取得しSansanへ顧客情報を登録します。
手作業による負担やヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな情報連携が実現できるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約締結情報を、手作業でSansanに登録している方
• 契約情報の入力漏れやミスをなくし、顧客管理の精度を高めたい方
• 反復的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの書類締結後、Sansanへの情報登録が自動化されるため、手作業に費やしていた時間が短縮され、迅速な顧客フォローアップが可能になります。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとSansanをYoomと連携します。
2. トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。これにより、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングでフローが自動的に起動します。
3. 続いて、クラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結された書類に関する詳細な情報を取得します。
4. 次に、YoomのAI機能である「テキストからデータを抽出する」アクションを選択し、取得した書類情報からSansanへの登録に必要な項目（会社名、担当者名、連絡先など）を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを選択し、抽出したデータを基にSansanへ新しい顧客情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出したい項目名（例：会社名、部署名、役職、メールアドレスなど）やAIへの指示（プロンプト）を、実際の業務内容や書類のフォーマットに合わせて詳細に設定できます。
• Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、登録する各項目（会社名、氏名、部署、役職、メールアドレス、電話番号など）に、前段のAI機能で抽出したデータや、クラウドサインで取得した情報を変数として正確にマッピングすることで、必要な情報が漏れなくSansanに反映されます。

■注意事項

• クラウドサインとSansanをそれぞれYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。