フォームで回答が送信されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加し、Sansanに名刺データを追加する

■概要

フォームの回答が送信されるたびに、Google Workspaceへのユーザー追加やSansanへの名刺データ登録を手作業で行うのは、時間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務の一つではないでしょうか。このワークフローを活用することで、フォームの回答送信をきっかけにGoogle Workspaceへの新規ユーザー追加、そしてSansanへの名刺データ登録までを自動化し、これらの定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後のGoogle WorkspaceやSansanへの情報登録に手間を感じている方
• Google WorkspaceとSansan間のデータ連携でヒューマンエラーを減らしたい担当者の方
• ユーザーや顧客情報の登録業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答に基づき、Google Workspaceへのユーザー追加とSansanへの名刺データ登録が自動で行われるため、手作業による情報入力の時間を短縮します。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」にてGoogle WorkspaceとSansanを連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクション（フォームトリガー）を設定します。
3. 続いて、オペレーションで「Google Workspace」を選択し、「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいてユーザー情報を登録します。
4. さらに、オペレーションで「Google Workspace」の「ユーザーを検索する」アクションを設定し、必要に応じて追加されたユーザー情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションで「Sansan」を選択し、「名刺データを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容や前段のオペレーションで取得した情報を活用して名刺データを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Sansanの「名刺データを登録する」アクションでは、登録内容を細かく設定できます。具体的には、名刺情報の各項目に固定値を入力したり、フォームの回答データや前段のGoogle Workspaceで取得したユーザー情報といった動的な値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Slack、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。