Salesforceのカスタムオブジェクトに特定条件のレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する

■概要

Salesforceで管理している顧客情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、正確性が求められる一方で手間がかかることも多いのではないでしょうか？
特にレコードの条件によって対応が変わる場合、手作業では見落としや処理の遅れも発生しかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトに特定条件のレコードが追加された際に、契約書発行からGMOサインでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務に手間や時間を要している営業担当者や法務担当者の方
• Salesforceのデータに基づいた契約プロセスの自動化によって、人的ミスを削減したいと考えている方
• 定型的な契約業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceのカスタムオブジェクトへのレコード追加を起点として、GMOサインでの契約書送付までの一連の流れを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による契約情報の転記ミスや、条件に応じた契約書の選択ミス、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定し、自動化を開始する条件を指定します。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したレコード情報に基づいて後続の処理を条件に応じて実行するようにします。
5. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を元に契約書の雛形から書類を自動で作成します。
6. オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
7. オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行された契約書をGMOサインにアップロードします。
8. 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名依頼を自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定では、自動化の対象としたいカスタムオブジェクトのAPI参照名、フロー内で利用したいレコードのフィールド項目名、そしてユーザーのSalesforceマイドメインURLを正確に設定してください。
• Salesforceでレコードを取得するオペレーションでは、トリガーで取得した情報以外の関連情報を取得する場合など、取得対象のレコードを特定するための条件を任意で設定します。
• 分岐機能のオペレーションでは、例えばステータスといったSalesforceのレコード情報に基づき業務プロセスに応じた分岐条件を詳細に設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するオペレーションでは、使用する契約書の雛形ドキュメントと、発行された契約書の連携を設定し、Salesforceから取得したどの情報を契約書のどの部分に差し込むか、置換条件を任意で設定します。
• GMOサインでアクセストークンを生成するオペレーションでは、ユーザーのGMOサインアカウントに紐づくシークレットキーと顧客IDを正しく入力してください。
• GMOサインで封筒用文書を登録するオペレーションでは、前のステップで生成したアクセストークンを適切に連携し、登録する文書に関する情報を設定します。
• GMOサインで封筒への署名依頼を行うオペレーションでは、送付する契約書の封筒名、署名対象となる文書リスト、そして自社の署名者情報を任意で設定してください。

■注意事項

• Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。