■概要
メールで受信したお問い合わせやリード情報を、都度MakeLeapsやSalesforceに手入力するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、AIがメール内容から情報を抽出し、MakeLeapsへの連絡先作成とSalesforceへのレコード追加を自動化するため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した顧客情報をMakeLeapsやSalesforceに手入力している営業担当者
- MakeLeapsとSalesforce間のデータ連携を手作業で行い、非効率を感じているチームの方
- 顧客情報の登録業務を自動化し、コア業務への集中や生産性向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からMakeLeaps、Salesforceへの情報登録までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが情報を転記することで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、MakeLeapsとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、受信するメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文や件名から顧客名、連絡先、会社名などの必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでMakeLeapsの「連絡先を作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとに新しい連絡先を作成します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報やMakeLeapsで作成された情報を基にして、Salesforceに新しいレコード（例：リードや取引先責任者）を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の条件（件名や本文、送信元）でメールを受信した際にフローが起動するように設定することも可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メールの件名や本文から、どのような情報（例：会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスなど）を抽出するかを任意で設定可能です。
- MakeLeapsの「連絡先を作成」アクションやSalesforceの「レコードを追加する」アクションでは、前段階のAI機能で抽出した情報やメールトリガーで取得した情報を、それぞれのアプリのどの項目にマッピングするかを任意で設定できます。
- Salesforceの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加する先のオブジェクト（例：リード、取引先、取引先責任者など）を任意で設定可能です。
■注意事項
- MakeLeaps、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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