OutlookでJPGファイルを受信したら、CloudConvertでPDFに変換しOneDriveに格納する

■概要

日々の業務でJPG画像ファイルをメールで受け取り、手作業でPDFに変換していませんか？オンラインでJPG変換をする作業は簡単ですが、件数が増えると手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたJPGファイルをCloudConvertがPDFに自動変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、手作業によるファイル変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったJPG画像を、手作業でPDFに変換している方
• JPGをPDFに変換するツールを利用した定型業務を効率化したいと考えている方
• OneDriveでのファイル管理を徹底し、手作業による格納漏れなどを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点にJPGからPDFへの変換、格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるファイル形式での保存といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、CloudConvert、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでメールに添付されたJPGファイルを取得し、ダウンロードします。
4. 次に、オペレーションのデータ変換機能を使い、正規表現でファイル名を自動で整形します。
5. 次に、オペレーションでCloudConvertを使い、JPGファイルをアップロードしてPDF形式に変換し、ダウンロードします。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動の条件となるメールの件名や、監視対象のフォルダを任意で設定してください。
• 分岐機能では、メールの件名や本文など、前のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• データ変換機能の正規表現では、ファイル名などの置換対象や置換後の文字列を任意に設定でき、前のステップで取得した情報を利用することも可能です。
• CloudConvertやOneDriveでのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名などを固定値で指定したり、前のステップで取得した情報を組み合わせて設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、CloudConvert、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。