OutlookでJPGファイルを受信したら、CloudConvertでPDFに変換しOneDriveに格納する

No items found.

■概要

日々の業務でJPG画像ファイルをメールで受け取り、手作業でPDFに変換していませんか?オンラインでJPG変換をする作業は簡単ですが、件数が増えると手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたJPGファイルをCloudConvertがPDFに自動変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、手作業によるファイル変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受け取ったJPG画像を、手作業でPDFに変換している方
  • JPGをPDFに変換するツールを利用した定型業務を効率化したいと考えている方
  • OneDriveでのファイル管理を徹底し、手作業による格納漏れなどを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • メール受信を起点にJPGからPDFへの変換、格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるファイル形式での保存といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Outlook、CloudConvert、OneDriveをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでメールに添付されたJPGファイルを取得し、ダウンロードします。
  4. 次に、オペレーションのデータ変換機能を使い、正規表現でファイル名を自動で整形します。
  5. 次に、オペレーションでCloudConvertを使い、JPGファイルをアップロードしてPDF形式に変換し、ダウンロードします。
  6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、起動の条件となるメールの件名や、監視対象のフォルダを任意で設定してください。
  • 分岐機能では、メールの件名や本文など、前のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
  • データ変換機能の正規表現では、ファイル名などの置換対象や置換後の文字列を任意に設定でき、前のステップで取得した情報を利用することも可能です。
  • CloudConvertやOneDriveでのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名などを固定値で指定したり、前のステップで取得した情報を組み合わせて設定したりすることが可能です。

■注意事項

  • Outlook、CloudConvert、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
Outlookで受信したメールをChatworkに転送するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレス宛にOutlookからメールを転送することでChatworkにメールの内容を連携することが可能です。通知先のトークルームや通知内容を自由に変更してご利用ください。‍
YoomデータベースからOutlookでメールを送る
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてOutlookでメールを自動送信します。送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。Microsoft Excelの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。‍
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。‍
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。Microsoft Teamsの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
Outlookメールを受信したら、LINE WORKSに通知する
Outlookで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。重要なメールをAIが自動で要約し、LINE WORKSに通知することで、見逃しを防ぐことができます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
CloudConvert
CloudConvert
を使ったテンプレート
OneDrive
OneDrive
を使ったテンプレート
使用しているアプリについて
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
CloudConvert
YoomではCloudConvertとノーコードで連携し、さまざまなファイル変換処理を自動化することができます。 例えば、メールで受け取ったパワーポイントファイルをPDFに自動で変換したり、Google DriveやBoxなどにアップロードされたファイルを自動的に圧縮するといったことが可能です。
詳しくみる
テンプレート
OneDrive
YoomではOneDriveのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、メールで受け取った添付ファイルを自動的にOneDriveにアップロードし、SlackやChatworkに通知を行うといったことが可能です。
詳しくみる
テンプレート
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる