GoogleフォームでJPEGファイルが送信されたら、RPAでJPGに変換しBoxに格納する

■概要

画像ファイルの形式が異なると、管理が煩雑になることはありませんか。特に、JPEGファイルをJPGに変換する手作業は一手間であり、ファイル保存時のミスにも繋がりかねません。このワークフローは、GoogleフォームにJPEGファイルが送信されると、RPA機能がファイル形式の変換を自動で行い、指定のBoxフォルダへ格納します。手作業によるファイル変換と保存の手間をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとBoxでファイル管理をしており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
• JPEGからJPGへの変換作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
• 様々な形式のファイルを扱う業務フローを標準化し、誰でも同じ品質で作業できるようにしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル形式の変換からBoxへの格納までを自動化し、手作業の時間を短縮します
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になり、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで送信されたファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、ファイル変換サイトなどでJPEGファイルをJPGに変換します
5. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、変換後のファイル名などの必要な情報を抽出します
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意で指定してください
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ダウンロードするファイルのIDを、前段のトリガーで取得した情報などを変数として設定可能です
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや操作内容、各種入力項目などを業務に合わせて自由にカスタマイズしてください
• AI機能では、RPAの操作結果から抽出したい項目を任意に設定でき、抽出元となるテキストは変数として指定可能です
• Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段で取得した変数を用いて任意に設定できます

■注意事項

• Googleフォーム、BoxとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。