GoogleフォームからPNGファイルが送信されたら、RPAで指定形式に変換しBoxに格納する

■概要

取引先から送られてくるPNG形式のファイルをPDFに変換して管理する作業に、手間や時間を取られていませんか。このワークフローは、GoogleフォームにPNGファイルが添付された回答が送信されると、RPAが自動でブラウザを操作しPDF形式に変換、指定のBoxフォルダに格納します。手作業で行っていたPNGからPDFへの変換とファイル保存の一連の流れを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でPNGからPDFへの変換を行っており、手間を感じている方
• Googleフォームで受け取ったファイルの形式変換やBoxへの格納を効率化したいと考えている方
• ファイル管理の定型業務を自動化し、人的ミスをなくしつつコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点にファイル変換と保存が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、トリガーで取得した回答情報をもとにGoogle Driveから対象のPNGファイルをダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションでRPA機能を設定し、任意のファイル変換サービス上でダウンロードしたファイルをPDF形式に変換するようブラウザ操作を記録します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、格納するファイル名を生成します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したファイル名で変換後のPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意で指定可能です。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、どのファイルのIDを使用するかを固定値で指定したり、前のステップで取得した情報を変数として設定したりできます。
• RPA機能の設定では、操作対象のWebサイトURLやクリックするボタンなど、記録するブラウザ操作を自由にカスタマイズできます。
• AI機能によるテキスト生成では、ファイル名を生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、定型文や前のステップで取得した情報を組み込むことも可能です。
• Boxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値や前のステップで取得した情報を用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。