Smartsheetで行が追加されたら、Zendeskにチケットを作成する

■概要

プロジェクト管理ツールSmartsheetと、顧客対応ツールZendeskを併用しているものの、それぞれに手作業で情報を入力する手間や転記ミスにお悩みではないでしょうか。このワークフローは、Smartsheetで新しい行が追加されると、その情報を基にZendeskへ自動でチケットを作成します。手作業による二重入力の手間を省き、zendeskとsmartsheet間のスムーズな情報連携を実現することで、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetで管理するタスクや課題を、手動でZendeskに起票している方
• ZendeskとSmartsheet間の情報連携で発生する、コピー＆ペーストのミスをなくしたい方
• 定型的なチケット作成業務を自動化し、より重要な顧客対応に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetに行が追加されると、自動でZendeskにチケットが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや重要なチケットの起票漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを選択します。
3. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、Smartsheetの行から取得した情報をチケットの件名や内容にマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zendeskでチケットを作成するアクションで、チケットの件名、説明、担当者、優先度などを任意に設定してください。Smartsheetの各列のデータをそれぞれの項目に紐付けることで、動的な情報を含んだチケットを自動で作成できます。

■注意事項‍

• ZendeskとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。