GoogleフォームからPNGファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

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■概要

Googleフォームで受け取ったPNGファイルを、手作業でPDFに変換して管理するのは手間がかかる作業です。特に、専用のファイル変換ツールを開いて毎回変換作業を行うのは非効率的ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をトリガーに、RPAが自動でPNGファイルをPDFに変換し、Boxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、ファイル変換と管理の手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームで受け取ったPNGファイルをPDFに変換する作業に時間を要している方
手作業でのファイル形式の変換が多く、手間だと感じている方
Boxでのファイル管理を効率化し、申請や報告業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

png to pdf converterのようなツールを使う手作業が不要になり、ファイル変換から格納までが自動化されるため、関連業務の時間を短縮することができます
手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、回答内容を取得します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたPNGファイルをダウンロードします
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してPDFファイルを作成します
次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、ファイル名など必要な情報を抽出します
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、連携させたい任意のフォームIDを指定してください
Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは固定値だけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です
RPA機能では、操作対象のWebページのURLや、クリックする要素、入力するテキストなどを自由に設定できます
AI機能によるテキスト抽出では、抽出元のテキストや抽出したい項目（例：ファイル名、日付など）を任意にカスタマイズできます
Boxへファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダIDやファイル名などを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて設定できます

■注意事項

Googleフォーム、Google Drive、BoxとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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