GoogleフォームからMicrosoft Wordのファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったMicrosoft Wordファイルを、一件ずつ手動でPDFに変換していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、RPAが自動でPDFへの変換処理を行い、指定のOneDriveフォルダへ格納します。ファイル変換と整理の手間をなくし、業務効率の向上を支援するワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取るMicrosoft WordファイルのPDF変換に手間を感じている方
• 手作業による変換作業での、ファイルの格納漏れや人的ミスを防ぎたい方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信をトリガーに、手作業だったPDF変換から格納までを自動化し、これまでかかっていた作業時間を短縮できます。
• 人の手によるファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定し、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったMicrosoft Wordファイルをダウンロードします。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。
5. 必要に応じてAI機能の「テキストからデータを抽出する」を使用し、ファイル名など後続の処理で利用したい情報を取得します。
6. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい任意のフォームを指定してください。
• Google Driveのアクションでは、ダウンロード対象となるファイルのIDを、前のステップで取得した情報をもとに動的に設定します。
• RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタンなどの操作内容を、お使いの環境に合わせて自由に設定できます。
• AI機能では、ファイル名などから抽出したい項目を任意で指定し、後のステップでファイル名として利用するなど、柔軟な設定が可能です。
• OneDriveへのアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を、固定の値にするか、前のステップで取得した情報を利用するかなどを自由に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• **Microsoft365（旧Office365）**には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。