Googleフォームからビデオファイルが送信されたら、RPAでMP4に変換しOneDriveに格納する

■概要

Googleフォームで動画ファイルを受け取った後、手動でMP4形式に変換し、特定のフォルダに格納する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要なファイル管理業務は、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、RPAが自動でファイル変換を行い、OneDriveへ格納するため、手作業によるファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した様々なビデオファイルをMP4に変換し管理している方
• 動画ファイルのフォーマットを統一するような変換作業を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換やアップロード作業でのミスをなくし、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のファイルダウンロードからMP4への変換、格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、指定フォルダへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたビデオファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のWebサイトなどを利用してファイルをMP4形式に変換します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、変換後のファイル名など必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・抽出したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、このワークフローを起動させたい任意のフォームを指定してください。
• Google Driveからファイルをダウンロードする際、対象となるファイルIDは、トリガーで取得した情報を変数として設定します。
• RPA機能では、`video to mp4`変換に利用するWebサイトのURLや操作内容、取得したいテキストなどを、ご自身の環境に合わせてカスタマイズしてください。
• AI機能によるテキスト抽出では、RPAの操作画面などから抽出したい項目を任意に設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名などを固定値や変数を用いて任意に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。