GoogleフォームからCSVファイルが送信されたら、RPAでXLSに変換しBoxに格納する

■概要

Googleフォームで収集した回答データをCSVファイルで受け取った後、手作業でXLS形式に変換する業務に時間を要していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、変換ミスやファイル管理の漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、CSVからXLSへのファイル変換からBoxへの格納までを自動化し、ファイル形式の変換に伴う一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったCSVファイルを手作業でXLSに変換している方
• CSVからXLSへのファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
• GoogleフォームやBoxを活用しており、関連するファイル管理をより円滑に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をトリガーに、CSVからXLSへの変換とBoxへの格納が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル形式変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomのマイアプリ設定からGoogleフォーム、Google Drive、Boxをそれぞれ連携します。
2. まず、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答が保存されているCSVファイルをダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインの変換サイトなどを利用してCSVファイルをXLS形式に変換します。
5. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、例えばRPAでの操作結果からファイル名などの情報を抽出します。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたXLSファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、フローを起動させたい対象のフォームを任意で指定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象となるファイルのIDは、固定のIDを設定するか、前段のステップで取得した情報を変数として設定することが可能です。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由にカスタマイズでき、各項目に固定値や前段の情報を変数として設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象のテキストを前段で取得した情報から変数で指定し、抽出したい項目も自由にカスタマイズ可能です。
• Boxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名などを、固定値または前段で取得した情報を変数として任意に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。