GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、RPAでDOCXに変換しBoxに格納する

■概要

契約書や申込書など、PDFファイルで受け取った書類を編集可能なDOCX形式に変換する際、手作業でのコピー＆ペーストや専用ツールでの操作に手間を感じていませんか。こうした作業は時間もかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPDFが送信されるだけで、RPA機能がPDFをDOCXに変換し、自動でBoxへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPDFからDOCXへの変換を手作業で行っている方
• Googleフォームで受け取ったファイルの管理や、その後の処理に時間を要している方
• ファイル形式の変換ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、DOCXへの変換からBoxへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、PDFをDOCXに変換するWebサイトやツールの操作を自動化します。
5. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを使用し、ファイル名などから管理に必要な情報を抽出します。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のDOCXファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ファイルIDを固定値で指定するだけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。
• RPA機能では、操作対象のWebページや、クリック・入力したい項目、取得したいテキストやURLなどを自由に設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象に前段で取得した情報を変数として利用でき、どのような項目を抽出するかを任意で設定できます。
• Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名などを、固定値または前段で取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。