GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、RPAでPDF/A形式に変換しOneDriveに格納する

■概要

契約書や公文書など、長期保存が必要なPDFファイルをPDF/A形式に手作業で変換していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、変換漏れなどのリスクも伴います。このワークフローは、Googleフォームにファイルが送信されると、RPA機能が自動でPDFからPDF/Aへの変換を行い、指定のOneDriveフォルダに格納します。手作業による変換プロセスを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFからPDF/Aへの変換作業を日常的に行っており、自動化したいと考えている方
• Googleフォームで受け取ったファイルの管理や、その後の処理に手間を感じている方
• 書類の電子帳簿保存法対応などで、ファイルの形式統一と保管業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFからPDF/Aへの変換、ファイルのリネーム、指定フォルダへの格納までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮することができます
• 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、添付されたPDFファイルの情報を取得します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームから送信されたファイルをYoom上にダウンロードします
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のPDF変換サイトなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDF/A形式に変換します
5. AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、ファイル名に利用するため、フォームの回答内容から必要な情報を抽出します
6. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・リネームしたPDF/Aファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、対象としたいフォームを任意で指定してください
• Google Driveからファイルをダウンロードする際、ファイルIDはトリガーで取得した情報を変数として設定します
• RPA機能では、PDF/A変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
• AI機能では、ファイル名などに使用するため、フォームの回答内容から特定のテキストを抽出するように項目をカスタマイズすることが可能です
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、固定値だけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。