Googleフォームから音声ファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する

■概要

会議の録音データなど、音声ファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。都度オンラインのファイル変換サイトを探して手作業で変換し、ストレージに格納するのは非効率な場合があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに音声ファイルが送信されるだけで、RPAが自動でMP3形式に変換し、指定のBoxフォルダに格納します。ファイル変換のような定型業務を自動化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトのファイル変換などを使い、音声ファイルを手作業で変換している方
• Googleフォームで受け取った音声ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を自動化したい方
• ファイル形式の変換作業を効率化し、議事録作成などの後続業務に早く着手したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点にMP3への変換とBoxへの格納が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された音声ファイルを指定します
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインmp3 convertorサイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を実行します
5. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、変換後のMP3ファイルのダウンロードURLなどを抽出します
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・抽出したMP3ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意で指定してください
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは前段のトリガーで取得した情報を変数として設定します
• RPA機能では、操作対象のmp3 convertorサイトのURLや、ファイルアップロードや変換ボタンなどの操作対象を任意に設定可能です
• AI機能では、RPAで操作したページから抽出したい項目（例：変換後のファイルURL）を自由に設定できます
• Boxへファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。