Outlookでファイルを受信したら、CloudConvertでJPEGに変換しOneDriveに格納する

■概要

メールで受け取った画像や書類ファイルを、都度手作業でJPEGに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でJPEGに変換し、指定したOneDriveのフォルダへ格納する一連のプロセスを自動化し、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したファイルの変換や保存作業に、多くの時間を費やしている方
• 様々な形式のファイルを扱うため、手動でJPEGに変換する作業を効率化したい方
• ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、ファイル変換からOneDriveへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要となり、形式の間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、CloudConvert、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を設定します。
4. 条件に合致した場合、Outlookのオペレーションでメールの添付ファイルをダウンロードします。
5. 次に、CloudConvertのオペレーションでファイルをアップロードし、JPEG形式に変換後、ダウンロードします。
6. 最後に、OneDriveのオペレーションで、変換されたファイルを指定のフォルダにアップロードし、格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定可能です。
• 分岐機能では、前段のフローで取得したメールの件名や差出人などの情報を利用し、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• データ変換機能の正規表現では、ファイル名を変更する際の置換対象や置換後の文字列などを、変数も活用しながら柔軟に設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値だけでなく前段で取得した情報を用いて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、CloudConvert、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。