■概要
Boxでのファイル管理とStreakでの顧客管理を別々に行っており、情報の二重入力や転記漏れに手間を感じていませんか。特に重要なファイルがアップロードされた際に、手動でStreakにBoxを作成する作業は、ミスが発生しやすく非効率です。このワークフローを活用することで、Boxに特定のファイルが格納された際に、自動でStreakのBoxを作成する処理を自動化し、手作業による連携の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとStreakを利用し、ファイルと顧客情報の手動連携に課題を感じている方
- StreakでのBox作成漏れを防ぎ、タイムリーな情報共有を実現したいチーム
- ファイル管理を起点とした顧客管理プロセスを自動化し、業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルがアップロードされるとStreakのBoxが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報登録の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力が不要になることで、StreakへのBox作成漏れや、関連情報の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとStreakをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名や種類など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Box」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに新しいBoxを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするかを任意で指定してください。
- 分岐条件では、特定のファイル名や拡張子など、どのようなファイルがアップロードされた場合に後続の処理を実行するかを自由に設定可能です。
- StreakにBoxを作成する際、Box名や関連付けるパイプライン、ステージなど、追加する情報をトリガーで取得したファイル情報と合わせて任意に設定してください。
◼️注意事項
- BoxとStreakのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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