GoogleフォームでMKVファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する

■概要

定期的に発生するMKVファイルのMP3変換作業に、手間や時間を取られていませんか。
特に、手作業でのファイル変換やアップロードは、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにMKVファイルが送信されるだけで、RPAがオンラインツールなどを利用してMP3への変換を自動で行い、Boxへ格納します。こうした一連の定型業務を自動化し、作業負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Web会議の録画など、MKV形式のファイルを日常的にMP3へ変換している方
• 手作業でのMKVからMP3への変換とファイル管理に非効率を感じている方
• GoogleフォームやBoxを活用しており、ファイル変換業務も自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、MKVからMP3への変換、Boxへの格納までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• 人の手によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答から取得したMKVファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のファイル変換サイトなどでダウンロードしたファイルをMP3に変換します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、RPAで操作したページから必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、起動のきっかけとしたい任意のフォームを設定してください。
• Google Driveでダウンロードするファイルは、フォームの回答情報を変数として利用し、動的に指定することが可能です。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックする箇所、入力するテキストなどを自由にカスタマイズできます。
• AI機能によるテキスト抽出では、前段のRPAで取得した情報から、抽出したい項目を任意で設定できます。
• Boxへのアップロード先フォルダやファイル名は、固定値だけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。