Googleフォームでファイルが送信されたら、RPAで100KBに圧縮しBoxに格納する

‍■概要

PDFなどのファイルサイズが大きく、メール添付やシステムへのアップロードができないといった経験はありませんか。その都度、手作業でPDFを100KB程度に圧縮するのは手間がかかる上、ファイル数が多いと大きな負担になります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、RPAがファイル圧縮サイトを操作し、指定のBoxフォルダへ自動で格納します。ファイルサイズに関する一連の定型業務を自動化し、業務効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常業務でPDFファイルを扱い、100KBといったサイズ要件への対応に手間を感じている方
• Googleフォームでファイル収集をしており、その後の圧縮や格納を手作業で行っている方
• ファイル管理プロセス全体を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に自動で処理が実行されるため、手動でPDFを100KBに圧縮し、格納し直すといった作業時間を削減できます。
• 一連のプロセスを自動化することで、圧縮漏れやファイル名の付け間違い、指定フォルダへの格納ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定し、回答内容とアップロードされたファイルの情報を取得します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、取得したファイルIDをもとにファイルをYoom内にダウンロードします。
4. 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」で、任意のファイル圧縮サイトを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして圧縮処理を実行します。
5. AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、フォームの回答内容からファイル名に必要な情報を抽出します。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」を設定し、圧縮されたファイルを、抽出した情報で命名して指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームを任意で指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定します。
• RPA機能では、操作したいファイル圧縮サイトのURLや、クリックするボタン、テキストを入力する項目などを業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
• AI機能では、ファイル名に利用したい情報を、フォームの回答内容など前段で取得したテキストデータから抽出するよう任意で設定可能です。
• Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を、固定値または前段で取得した情報を変数として用いて自由に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。