GoogleフォームからPNGファイルが送信されたら、RPAでICOに変換しBoxに格納する

■概要

Webサイトのファビコン作成などでPNGファイルをICO形式に変換する際、毎回オンラインのファイル変換ツールを探して手作業で変換・保存していませんか？こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの管理も煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPNGファイルを送信するだけで、RPAが自動でICO形式に変換しBoxへ格納するため、ファイル変換と管理の手間を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトのファビコン作成など、PNGからICOへのファイル変換を頻繁に行う方
• 手作業でのオンラインツールの利用に手間を感じ、業務を効率化したい方
• ファイル変換後の管理を自動化し、Boxでの一元管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に自動で変換・保存されるため、ファイル変換サイトを探して操作する時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いてオペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたPNGファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のWebサイトでファイルを変換する操作を記録します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、変換後のファイル情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・ダウンロードしたICOファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、PNGファイルのアップロードを受け付ける任意のフォームを指定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、送信されたファイルを動的に指定できます。
• RPA機能では、操作対象のWebサイトのURLや、ファイルのアップロードボタン、変換ボタンなどの操作対象を自由に設定可能です。
• AI機能では、RPAで操作したWebページの情報などを変数として設定し、ファイル名など任意の項目を抽出するようにカスタマイズできます。
• Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。